Comment déduire ses frais de déplacement en micro-entreprise ?
Avez-vous choisi le bon statut ?
AE, SASU, EURL, portage, etc.
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La gestion de vos frais de déplacement en auto-entreprise est assez spécifique. En effet, contrairement aux autres régimes fiscaux, il n'est pas possible de déduire ces frais en auto-entreprise de manière directe.
Toutefois, des solutions alternatives existent pour réduire leur impact financier (débours, sur facturation des frais, cumul avec le portage salarial…).
L’auto-entrepreneur peut-il déduire ses frais de déplacement ?
Pas de déduction des frais réels de déplacement
Les auto-entrepreneurs ne peuvent pas déduire leurs frais réels de déplacement, de leur chiffre d'affaires. Il s’agit notamment :
Du carburant ;
Des péages ;
Des tickets de métro ou bus ;
Des billets de train, etc.
À la place, un abattement forfaitaire est appliqué sur vos revenus pour tenir compte des frais professionnels, y compris des déplacements.
Cet abattement consiste à déduire automatiquement un pourcentage de votre chiffre d'affaires, sur votre revenu imposable. Exemple : 34% d’abattement sur le CA pour les activités libérales.
Attention
Si l’auto-entrepreneur choisit le régime fiscal réel, il pourra alors déduire les frais réels engagés pour son activité, y compris les frais de déplacement. Il passera alors du régime de la micro-entreprise à l’entreprise individuelle classique.
Les taux de l’abattement forfaitaire
Le taux de l’abattement en auto-entreprise dépend de la nature de votre activité :
- Vente ou fourniture de logement relevant des BIC : abattement de 71%.
- Prestation de services commerciales ou artisanales (BIC) : abattement de 50%.
- Prestation de services relevant des BNC et professions libérales : abattement de 34%.
À noter
Il est possible de déduire partiellement ses frais en faisant le choix du versement libératoire en auto-entreprise plutôt que l’abattement forfaitaire.
Les alternatives pour obtenir le remboursement des frais en auto-entreprise
Il existe des solutions pour compenser l’impossibilité de déduire les frais réels en auto-entreprise, notamment à travers les débours et la sur-facturation des frais de déplacement.
Les débours
Les frais de débours permettent à l’auto-entrepreneur de se faire rembourser les frais qu’il avance pour le compte de son client.
Autrement dit, il s’agit de dépenses qui sont effectuées par l’auto-entrepreneur pour son client et qui seront remboursées par celui-ci.
Certaines conditions doivent néanmoins être respectées :
Les frais doivent être engagés au nom et pour le compte du client (libellés à son nom, pour ce seul client) ;
Vous devez conserver tous les justificatifs (factures, tickets, reçus…) ;
Les frais doivent être remboursés pour leur montant exact ;
Les débours doivent être clairement séparés de vos propres revenus sur la facture globale envoyée au client (une ligne pour chaque dépense).
L’avantage des frais de débours c’est qu’ils ne sont pas intégrés à votre chiffre d’affaires et ne sont donc pas soumis à l’impôt et aux cotisations sociales.
Attention
Les frais kilométriques ne sont pas éligibles à une déduction en tant que frais de débours. Toutefois, les frais de déplacement indispensables à la réalisation de la mission, comme des billets de train, peuvent être remboursés en débours (à condition que le client donne son accord).
Sur-facturer les frais de déplacement
Une autre option consiste à facturer vos frais de déplacement à vos clients. Cette méthode a l’avantage de vous permettre de couvrir une partie ou l'intégralité des coûts liés à vos trajets. Toutefois, elle peut vous rendre moins compétitif que vos concurrents aux yeux de la clientèle.
Voici un tableau récapitulant les avantages et inconvénients de cette méthode :
Cumuler son statut avec le portage salarial
Le portage salarial est une autre solution intéressante pour les auto-entrepreneurs qui veulent optimiser la gestion de leurs frais professionnels.
En effet, en portage salarial, les frais de déplacement peuvent être intégralement remboursés en tant que frais professionnels. Le portage salarial a l’avantage d’offrir un cadre très similaire à celui des salariés.
Peuvent ainsi être déduits comme frais professionnels en portage salarial :
Les frais kilométriques ;
Les frais liés à la formation professionnelle ;
Le matériel informatique (ordinateur, logiciels…) ;
Les frais de démarchage, etc.
De plus, grâce au portage salarial vous conservez tous les avantages du statut d’indépendant, tout en bénéficiant d'une protection sociale complète, équivalente à celle d'un salarié (chômage, retraite, congé parental, mutuelle et prévoyance, assurance, tickets restaurant, etc.)
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Comment déterminer le montant des frais de déplacement en micro-entreprise ?
Pour estimer précisément le montant des frais de déplacement dans le cadre de votre activité vous pouvez utiliser le barème kilométrique de l’Etat ou mettre en place un forfait de déplacement.
Attention, vous ne pouvez en aucun cas utiliser cette méthode pour déduire vos frais de déplacement, lors de vos déclarations de chiffre d’affaires.
Utiliser le barème kilométrique
Le barème kilométrique est un outil permettant d’évaluer avec précision les frais de déplacement, en fonction de la distance parcourue et du type de véhicule utilisé.
Voici les barèmes pour les différents types de véhicules :
Barème pour les voitures en 2024
Barème pour les motos en 2024
Barème pour les cyclomoteurs en 2024
Utiliser le barème carburant
Le barème carburant permet de calculer les frais liés à la consommation de carburant sur la base du nombre de litres consommés et du prix moyen du carburant.
Il est mis à jour annuellement par l’administration fiscale pour les voitures, motos, et cyclomoteurs.
👉 Voici un exemple pour comprendre comment utiliser le barème carburant :
En 2024 vous vous êtes rendus 2 fois chez un client situé à Lyon (depuis Marseille), puis 2 fois chez un autre client situé à Toulouse.
- Distance Marseille – Lyon : 320 km x 2
- Distance Marseille – Toulouse : 410 km x 2
- Total : 1460 km
Vous avez donc parcouru 1460 kilomètres en voiture à titre professionnel. Votre véhicule a une puissance administrative de 6 CV.
Vous pourrez faire état d’un montant de frais réels de :
- 1 460 km x 0,665 = 970 €
Rappel
Peuvent déclarer au réel leurs frais de déplacement (en utilisant le barème), auprès de l’administration fiscale, uniquement les indépendants qui exercent sous le statut d’entreprise individuelle (et non en micro-entreprise) ou en société.
Le forfait de déplacement
Certains auto-entrepreneurs choisissent de facturer un forfait de déplacement à leurs clients.
Il s’agit d’instaurer en amont un forfait de déplacement comprenant différents montants, établis en fonction de la distance effectuée et des coûts liés au déplacement (carburant, péage…).
Pas de surprise pour le client, il connaîtra ainsi directement le tarif déplacement dont il devra s’acquitter, en plus de la prestation facturée.
Attention, ce forfait doit toutefois rester raisonnable et justifiable pour ne pas risquer de vous faire perdre vos clients.
Emma Proust est diplômée d'un Master II en droit de la propriété intellectuelle et management général.
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