Quels logiciels de gestion pour les auto-entrepreneurs ?
Avez-vous choisi le bon statut ?
AE, SASU, EURL, portage, etc.
Quelle protection sociale
Calcul des charges et taxes
Simulation financière
Devenir auto-entrepreneur nécessite d’être un véritable couteau suisse, afin de maitriser les contraintes techniques propres à son activité, la gestion administrative et comptable de son entreprise, la prospection, le service client… Fort heureusement, un certain nombre de logiciels de gestion permettent aujourd’hui d’accompagner les entrepreneurs au quotidien. Voici un panel des outils les plus appréciés et les plus plébiscités pour optimiser la gestion d’une micro-entreprise …
Un logiciel de gestion tout-en-un pour gérer la facturation et piloter son activité en ligne
Jump Open a été conçu pour répondre aux principaux besoins d’un micro-entrepreneur concernant la gestion financière et comptable de son activité.
En effet, Jump Open c’est :
un compte bancaire professionnel avec un IBAN français ;
une carte bancaire virtuelle compatible avec Apple Pay et Google Pay ;
un logiciel de facturation intégrant toutes les mentions obligatoires sur une facture en auto-entreprise ;
le suivi des statuts des factures (ex. : en attente de paiement, payées…) ;
le calendrier des déclarations à effectuer (ex. : déclaration de chiffre d’affaires, déclaration de TVA…) ;
un livre des recettes ;
un tableau de bord intuitif permettant un suivi et un pilotage de l’activité.
Cet ensemble d’outils est proposé pour un tarif de 6 € HT par mois, et ceci sans engagement avec le 1er mois d’utilisation gratuit.
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Pour aller plus loin
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Les logiciels de gestion de projet et de productivité adaptés aux auto-entrepreneurs
Les logiciels de gestion de projet
L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet devient rapidement indispensable lorsqu’un micro-entrepreneur commence à cumuler les ventes et les clients. Ce type d’outil permet de prioriser les tâches, afin de pouvoir livrer les produits ou finaliser les missions dans les délais impartis.
Pour cela, les principaux logiciels de gestion de projet adaptés à une activité en auto-entreprise sont à l’heure actuelle :
Trello, qui propose une interface comprenant des tableaux ainsi que des cartes de tâches à effectuer et à déplacer selon l’avancée de chaque tâche (ex. : en cours, finalisé, à livrer au client…) avec des fonctionnalités complémentaires dans sa version payante ;
Notion, un outil gratuit avec une version supérieure payante qui tend à devenir l’outil de gestion le plus plébiscité grâce à son niveau de personnalisation poussé et aux nombreux formats d’information (ex. : prise de note, gestion des tâches sous forme de “to-do list”, base de données avec des tableaux, des images, des graphiques, etc.) ;
Asana, bien connu pour être adapté aux petites entreprises ainsi qu’aux grands groupes et proposé dans une version gratuite ainsi que dans plusieurs versions payantes, avec dans son offre de base une gestion des tâches en format liste, tableau ou calendrier, un stockage de fichiers illimité, une messagerie interne pour travailler en équipe (jusqu’à 10 personnes dans la version gratuite), etc. ;
Zoho Projects, qui offre des fonctionnalités complémentaires par rapport aux autres outils précédemment présentés (ex. : enregistrement du temps de travail pour une conversion automatique en facture, automatisation des tâches avec un workflow, intégration d’applications telles que Slack, etc.), avec une version gratuite limitée (restreinte à 2 projets) et deux versions payantes.
Cette liste est bien évidemment non exhaustive. Il ne s’agit ici que d’une proposition d’outils parmi les plus plébiscités par les entrepreneurs.
Les logiciels pour améliorer sa productivité en micro-entreprise
La productivité en tant qu’entrepreneur passe prioritairement par une meilleure gestion du temps et une automatisation des tâches.
Pour cela, les outils les plus utiles sont :
les logiciels de stockage et de gestion des fichiers, tels que Google Drive avec un stockage sur le cloud, Dropbox ou bien encore pCloud pour un stockage sécurisé d’informations confidentielles (ex. : données personnelles des clients) ;
les logiciels de suivi du temps de travail tels que Toggl Track ou bien encore RescueTime, afin de connaître avec précision le temps passé pour chaque tâche et mission, ce qui permet de facturer de manière totalement transparente une prestation payée à l’heure ou d’analyser son temps de travail afin d’identifier les tâches qui nécessitent d’être optimisées pour gagner du temps.
Les logiciels dédiés à la gestion de la communication accessibles aux auto-entrepreneurs
Une communication régulière et pertinente par rapport à l’activité du micro-entrepreneur est aujourd’hui indispensable pour attirer de nouveaux clients et se différencier de la concurrence. De ce fait, les logiciels utiles pour gérer sa communication concernent principalement la création de visuels et l’automatisation de publications à visée marketing sur les réseaux sociaux notamment.
Les logiciels de création de visuels
Il existe pléthore de logiciels de création de visuels en ligne.
Voici une liste non limitative des principaux outils adaptés pour une activité en micro-entreprise :
Canva, l’un des logiciels les plus connus et les plus utilisés, avec une version gratuite et une version payante permettant d’obtenir un plus large panel de modèles et d’outils de personnalisation des visuels ;
Adobe Illustrator, un logiciel payant qui est davantage adapté pour les entrepreneurs souhaitant obtenir un résultat professionnel pour la création d’un logo ou d’illustrations vectorielles ;
Visme - proposé dans une version gratuite et payante - pour créer différents supports de communication (ex. : présentation, infographie, graphique, brochure, vidéo publicitaire…).
Les logiciels d’automatisation des publications sur les réseaux sociaux
La publication de contenus sur les réseaux sociaux devient rapidement chronophage pour un auto-entrepreneur. Bien que celle-ci soit essentielle pour se faire connaître, la majorité des micro-entrepreneurs souhaite publier du contenu attractif sans perdre des heures à trouver le bon sujet et à publier aux horaires permettant une meilleure visibilité.
Face à ces problématiques, de nombreux logiciels d’automatisation des publications ont émergé, avec une assistance de l’intelligence artificielle (IA) pour aider à la création des contenus.
Pour cela, voici quelques outils bien utiles :
Zoho Social (version gratuite et plusieurs formules payantes), idéal pour les micro-entrepreneurs qui souhaitent planifier leurs publications sur les réseaux sociaux et analyser les performances en termes de visibilité ;
Ocoya, un logiciel payant utilisant l’IA pour générer des contenus pertinents tout en planifiant la publication de ces contenus.
Les outils permettant de simplifier certaines tâches spécifiques en micro-entreprise
Le régime juridique de la micro-entreprise présente des obligations administratives et comptables réduites par rapport à d’autres statuts d’entreprise ou de société.
Cependant, certaines obligations subsistent et peuvent créer des tensions dans la gestion du temps de travail. Là encore, différents outils permettent de faciliter la vie d’un micro-entrepreneur, avec des logiciels de gestion des paiements pour réduire le risque d’impayés, de signature électronique afin de sécuriser les contrats et d’automatisation du service client.
Les logiciels de gestion des paiements
Le risque d’impayés est la bête noire des micro-entrepreneurs. En effet, une situation d’impayé peut entrainer une longue procédure parfois couteuse pour obtenir son paiement - que ce soit par le biais d’une société de recouvrement ou par la voie judiciaire.
Pour éviter de tels déboires, il existe des outils permettant de réduire les délais de paiement et le risque d’insolvabilité du client.
Pour cela, les outils les plus pertinents sont :
SumUp, afin de proposer des paiements mobiles pour encaisser facilement et rapidement les paiements de ses clients ;
GoCardless, qui permet de programmer des prélèvements bancaires auprès des clients afin de réduire le risque de retard de paiement ou d’impayés.
Les logiciels de signature électronique
Que ce soit en prestation de services ou dans la vente, un micro-entrepreneur est amené à faire signer différents types de contrats à ses clients (ex. : contrat de vente, contrat de confidentialité, contrat de prestation de services…).
Un micro-entrepreneur peut proposer des signatures électroniques à des fins de praticité. Cette option offre l’avantage de proposer la conclusion de contrats en ligne à ses clients, avec une signature sécurisée et datée.
Pour cela, les principaux outils utilisés sont :
Yousign ;
DocuSign.
Les outils d’automatisation du service client
Il n’est pas rare que des clients contactent régulièrement un micro-entrepreneur afin d’obtenir des informations complémentaires sur un produit ou une prestation, de déposer une réclamation, de demander un nouveau rendez-vous, etc.
Afin de répondre rapidement à ses clients, un micro-entrepreneur peut en partie automatiser la gestion de son service client.
Les outils d’automatisation du service client les plus adaptés pour une micro-entreprise sont :
Tidio, un chatbot reposant sur l’IA pour automatiser les réponses envoyées aux clients ;
ManyChat pour automatiser les réponses aux questions des clients sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, WhatsApp et Messenger).
N’hésitez pas à comparer plusieurs logiciels selon leurs fonctionnalités et les tarifs appliqués pour faire un choix éclairé selon vos réels besoins.
Audrey Roy est diplômée d'un master II en droit de l'entreprise.
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