Quel outil de facturation pour les micro-entrepreneurs ?
Avez-vous choisi le bon statut ?
AE, SASU, EURL, portage, etc.
Quelle protection sociale
Calcul des charges et taxes
Simulation financière
La facturation en micro-entreprise répond à des règles strictes. Une facture doit obligatoirement être émise à chaque vente, que ce soit pour un produit unique, une prestation ou un ensemble de produits. Ce document représente un élément de preuve concernant le montant facturé et la TVA collectée (si celle-ci est appliquée). Les règles vont prochainement se durcir avec la généralisation de la facture électronique. Pour toutes ces raisons, l’utilisation d’un logiciel de facturation va être progressivement imposée auprès de tous les micro-entrepreneurs. Voici comment bien choisir son outil de facturation en ligne…
Les règles de facturation à respecter par les auto-entrepreneurs
Mentions obligatoires sur les factures
Une facture permet de détailler une prestation ou un produit vendu à un particulier ou à un professionnel. Il s’agit également d’un élément de preuve pour un auto-entrepreneur afin de se faire payer par son client.
Face à ces considérations, la loi impose plusieurs mentions obligatoires sur une facture :
l’identité du vendeur, c’est-à-dire la dénomination sociale, le numéro SIREN, l’adresse du siège social et l’adresse de facturation si différente du siège social, la forme juridique (ex. : EI pour une micro-entreprise), le numéro RCS s’il s’agit d’une activité commerciale et le numéro au répertoire des métiers s’il s’agit d’une activité artisanale ;
l’identité du client (dénomination sociale s’il s’agit d’un client professionnel ou le nom s’il s’agit d’un client particulier, son adresse, l’adresse de livraison et l’adresse de facturation si elles sont différentes de l’adresse du domicile du client) ;
la date de la facture ;
le numéro de la facture ;
la date de la vente du produit ou de la prestation de services ;
le numéro d’identification à la TVA et le taux de TVA appliqué si le micro-entrepreneur applique la TVA sur ses ventes ou la mention « TVA non applicable, art. 293 B du code général des impôts » pour les micro-entrepreneurs exonérés d’appliquer la TVA (franchise en base de TVA) ;
le numéro du bon commande s’il en existe un ;
la désignation et le nombre de produits ou de prestations de services vendus ;
le prix catalogue (le prix unitaire hors TVA s’il s’agit d’un produit et le taux horaire hors TVA s’il s’agit d’une prestation facturée à l’heure) ;
les éventuelles majorations (ex. : frais de livraison ) ou réductions de prix (ex. : ristourne) ;
le prix HT et TTC ;
le délai de paiement, les taux de pénalités et la mention de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement ;
la garantie légale de conformité de deux ans si le produit vendu est concerné par cette garantie.
Attention
Si vous omettez une mention obligatoire sur une facture, vous vous exposez à une amende de 15 euros par mention absente dans la limite de 25 % du montant total de la facture, avec un risque de redressement fiscal (ex. : TVA dissimulée). Cette amende peut être égale à 50 % du montant total des factures non conformes lorsqu’il s’agit d’une omission ou d’une erreur sur l’identité ou l’adresse du client.
Les incidences comptables
Une seule mention obligatoire manquante sur une facture d’un auto-entrepreneur peut entrainer des incidences comptables indésirables.
Tout d’abord, une facture non conforme peut être refusée par le client. Le vendeur devra dans ce cas émettre une facture rectificative, ce qui entraine inévitablement un retard de paiement de ladite facture.
De même, si un auto-entrepreneur oublie d’appliquer la TVA sur une facture, ce dernier devra émettre une facture rectificative ainsi qu’une déclaration rectificative de TVA le cas échéant.
En outre, un auto-entrepreneur présentant des factures non conformes lors d’un contrôle fiscal s’expose à un redressement fiscal, notamment en cas d’incidence sur le montant de la TVA collectée.
Les avantages des logiciels de facturation pour les auto-entrepreneurs
Réduire les erreurs
L’erreur est humaine. C’est notamment pour cette raison que l’utilisation d’un logiciel de facturation évite d’être sanctionné pour un oubli ou une erreur involontaire concernant une mention obligatoire sur une facture.
Les logiciels de facturation intègrent automatiquement les champs à remplir concernant les mentions obligatoires. Une fois que vous avez renseigné les informations concernant votre micro-entreprise (dénomination sociale, numéro SIREN, adresse…), celles-ci seront automatiquement intégrées dans chacune de vos factures.
De même, le calcul de la TVA et du montant total des ventes - comprenant d’éventuelles ristournes ou promotions - peut être automatique. Vous devez seulement renseigner le taux de TVA appliqué, les éventuelles majorations ou réductions de prix et le montant unitaire de chaque vente. Le logiciel pourra effectuer automatiquement le calcul du montant total HT et TTC sur la facture.
Gagner du temps
Les logiciels de facturation permettent d’automatiser un certain nombre de tâches (ex. : l’intégration des informations concernant le micro-entrepreneur et ses clients, les calculs concernant la TVA, le prix total HT et TTC, etc.).
D’autres fonctionnalités (selon les logiciels) permettent également de gagner du temps, telles que :
la conversion des devis en factures ;
l’envoi de la facture directement au client par le biais du logiciel ;
un système d’alerte en cas de retard de paiement, avec des modèles de mail de relance préremplis.
Centraliser et sécuriser vos données
En tant que professionnel, vous devez conserver vos factures pendant 10 ans. Il s’agit d’une obligation légale. De même, vous devez pouvoir produire toutes les factures demandées en cas de contrôle de l’URSSAF ou du service des impôts.
Le stockage de toutes vos factures sur un support sécurisé s’impose. L’utilisation de logiciels de facturation permet de centraliser et de stocker en toute sécurité vos factures. Vous pourrez ainsi retrouver facilement vos factures selon votre client et la date d’émission.
Suivre votre activité et votre portefeuille client facilement
Les logiciels de facturation permettent - pour la plupart d’entre eux - de suivre votre activité en se basant sur les données renseignées sur les factures, les devis et le profil de chaque client.
En effet, selon le logiciel utilisé, vous pouvez :
bénéficier d’un tableau de bord permettant de visualiser le nombre de devis édités et acceptés, le nombre de factures payées et en attente de paiement, le nombre de nouveaux clients acquis… ;
obtenir des graphiques présentant les évolutions de votre chiffre d’affaires (ex. : progression des ventes d’une année à une autre) ;
segmenter votre clientèle pour une meilleure analyse de votre buyer persona (client particulier, client professionnel, secteur d’activité du client…) ;
suivre vos paiements, afin de relancer rapidement vos clients concernant des factures dont le délai de paiement est écoulé.
Au-delà d’un simple logiciel permettant d’émettre des factures, ce type d’outil offre donc des fonctionnalités supplémentaires pour gérer efficacement votre portefeuille client.
Comment bien choisir son outil de facturation quand on est auto-entrepreneur ?
Les critères à considérer
Le choix est vaste concernant les logiciels de facturation.
Plusieurs fonctionnalités sont à prendre en compte, afin de choisir un outil qui répond à vos besoins :
un logiciel qui respecte toutes les obligations légales en vigueur, notamment en ce qui concerne les factures électroniques ;
un tableau de bord intuitif avec des visuels pertinents (ex. : factures en attente de paiement) ;
une génération des factures à partir de devis ;
un export comptable, afin de transmettre si besoin toutes les informations demandées à votre expert comptable ;
une option de relance automatique en cas de factures impayées ;
une sauvegarde automatique et sécurisée des données ;
une interface disponible sur mobile et tablette pour avoir accès à vos factures à tout moment et en tous lieux.
Vous pouvez retrouver des logiciels gratuits et payants. Les logiciels payants proposent généralement des fonctionnalités plus poussées.
Jump Open : bien plus qu’un outil de facturation pour les auto-entrepreneurs
Jump Open représente un ensemble d’outils essentiels pour la gestion financière d’une activité en micro-entreprise.
Pour seulement 6 € HT par mois et sans engagement (dont le 1er mois gratuit), vous pouvez avoir accès à :
un logiciel de facturation 100 % conforme avec toutes les mentions obligatoires ;
un suivi du statut des factures, afin notamment de relancer vos clients en cas de factures impayées ;
un compte pro avec un IBAN français et une CB virtuelle ;
un calendrier des déclarations à effectuer (ex. : déclaration du chiffre d’affaires) afin d’éviter tout retard pouvant entrainer le paiement de pénalités de retard ;
un livre des recettes, afin de satisfaire facilement la principale obligation comptable en micro-entreprise.
Avec l’offre Jump Open, un micro-entrepreneur peut centraliser la gestion financière et comptable de son activité. Cela permet d’éviter les erreurs de saisie et d’avoir un visuel clair sur son chiffre d’affaires.
Audrey Roy est diplômée d'un master II en droit de l'entreprise.
Ces autres articles pourraient aussi vous intéresser
Léo vous explique comment améliorer votre vie en 20 min
Moi c'est Léo, je vous explique en RDV de groupe en ligne le modèle Jump et comment cela va améliorer votre vie. Chaque jour, une cinquantaine de freelances découvrent le modèle et posent toutes leurs questions dans un format efficace et détendu. Rejoignez-nous pour tout comprendre !
