Comptabilité en micro-entreprise : obligations et gestion

La comptabilité d’une micro-entreprise, bien que simplifiée, comporte des obligations qu’il est essentiel de connaître et de respecter. Cet article vous guide à travers les principales obligations comptables, les procédures de facturation et la gestion d’un compte bancaire. Tout ce que vous devez savoir pour tenir la comptabilité de votre micro-entreprise correctement.

Obligations de l’auto-entrepreneur concernant sa comptabilité

En tant que micro-entrepreneur, il n’est pas nécessaire de produire un bilan comptable annuel, mais cela ne signifie pas l’absence totale d’obligations comptables. Il est obligatoire de tenir à jour des registres des recettes et des achats. Ces registres permettent de suivre précisément l’activité financière de l’entreprise et servent de preuve en cas de contrôle fiscal.

Livre des revenus

Le livre des revenus doit détailler les recettes de l’activité de manière chronologique. Il doit inclure :

• La date ;
• Les références des pièces justificatives (numéro de facture, par exemple) ;
• Le client ;
• La nature de la prestation ou de la vente ;
• Le montant ;
• Le mode de règlement (chèque, espèces, virement, etc.).

Registre des achats

Si l’activité de la micro-entreprise implique l’achat de matières premières, de marchandises destinées à la revente ou des prestations d’hébergement, un registre des achats est obligatoire. Il doit contenir le récapitulatif chronologique des achats, avec :

• La date ;
• La référence de la pièce ;
• Le fournisseur ;
• La nature de l’achat ;
• Le montant ;
• Le mode de paiement.

Le micro-entrepreneur doit conserver le livre de recettes, le registre des achats et les factures pendant 10 ans.

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Comment facturer ? Est-ce obligatoire ?

La facturation est une des principales obligations comptables pour tout micro-entrepreneur. Voici ce qu’il faut savoir :

• Une facture est un document qui détaille les biens ou services vendus, tandis qu’un reçu est une preuve de paiement.
• La facture est obligatoire pour toute vente ou prestation de service à des clients professionnels. Elle doit comporter certaines mentions obligatoires.
• Pour la vente à des particuliers, un reçu papier ou numérique suffit. Il est obligatoire dans certains cas uniquement (le client le demande, vente à distance, livraison intracommunautaire exonérée de TVA, prestation de services de plus de 25 € TTC). Vous devez en conserver un exemplaire, car il sert de justificatif comptable comme les factures.
• Depuis 2016, les micro-entrepreneurs sont tenus d’émettre des factures électroniques pour les transactions avec les administrations publiques. La facturation électronique sera progressivement généralisée à toutes les transactions à partir du 1er septembre 2027 pour les micro-entreprises.

Cette obligation concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA. Donc attention, même si en dessous d’un certain seuil de chiffre d’affaires le micro-entrepreneur n’est pas redevable de la TVA, le régime de la micro-entreprise est bien assujetti à la TVA. L’obligation de factures électroniques s’applique donc à toutes les micro-entreprises.

Mentions obligatoires d’une facture

Les mentions obligatoires sur une facture classique comprennent :

• Date et numéro de la facture ;
• Date de la vente ou de la prestation de service ;
• Informations sur le vendeur ou le prestataire :
  - Nom et prénom pour la dénomination sociale + EI (Entreprise Individuelle)
  - Adresse du siège social,
  - N° de Siren
• Informations sur l’acheteur ou le client :
  - Nom ou dénomination sociale,
  - N° de Siren
  - Adresse de livraison et de facturation,
• Description des produits ou services ;
• Prix unitaire hors taxe ;
• Montant total à payer ;
• Le numéro d’identification à la TVA.
• Date à laquelle le paiement est requis, les taux de pénalités en cas de retard de paiement et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €.
• La mention “Option pour le paiement de la taxe d’après les débits” si vous êtes assujettis à la TVA et que vous avez choisi de régler la TVA sur les débits.

Pour les micro-entrepreneurs non redevables de la TVA, la mention « TVA non applicable art. 293B du CGI » doit apparaître. Vous devez noter un prix total hors taxe (HT).

Les entreprises qui ne respectent pas les règles de facturation risquent une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou incorrecte, plafonnée à 25 % du montant de la facture.

Les différents types de factures

Il est important de bien comprendre les différents types de factures possibles :

• Facture d’acompte : lorsqu’un acompte est versé avant la réalisation complète de la prestation.
• Facture de solde : après la finalisation d’une prestation pour solder le paiement.
• Facture d’avoir : pour corriger une erreur sur le montant ou pour annuler une facture.
• Facture rectificative : sert à corriger une facture émise précédemment.
• Facture pro forma : document provisoire émis avant la livraison de la marchandise.

Gérer son compte bancaire professionnel

À partir de quel moment doit-on ouvrir un compte bancaire professionnel ?

Il n’est jamais obligatoire d’ouvrir un compte bancaire professionnel. En revanche, si le chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 € pendant deux années consécutives, l’ouverture d’un compte bancaire dédié à l’activité devient obligatoire.

Même si ce n’est pas obligatoire en deçà des 10 000 €, il est fortement recommandé d’ouvrir un compte bancaire distinct pour simplifier la gestion de l’activité et éviter les mélanges avec les finances personnelles. Un compte dédié permet de mieux suivre les recettes et les dépenses liées à l’activité et de faciliter les démarches administratives et fiscales.

Bien tenir sa comptabilité en micro-entreprise

Pour bien tenir sa comptabilité, voici quelques conseils pratiques :

• Organisez régulièrement vos documents : conservez toutes les factures et justificatifs de manière ordonnée.
• Utilisez des outils adaptés : un fichier Excel bien organisé peut parfois suffire, mais, dans le cas d’un grand nombre de transactions, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité peut être utile. Optez pour ceux qui permettent de générer des factures, suivre les paiements et les recettes.
• Consacrez-y du temps chaque semaine : dédiez de 1 à 4 heures par semaine à la gestion de votre comptabilité pour éviter l’accumulation des tâches.
• Faites des suivis réguliers : vérifiez régulièrement le solde de votre compte bancaire dédié et assurez-vous que toutes les transactions sont enregistrées.
• Établissez un calendrier de dates à ne pas rater (dépôt de déclarations de TVA, CFE à payer, déclaration du chiffre d’affaires mensuel ou trimestriel, etc.).

Avec ces informations et conseils, vous êtes désormais bien équipé pour gérer efficacement la comptabilité de votre micro-entreprise. Pour toute assistance supplémentaire, Jump est là pour vous aider dans vos démarches et optimiser la gestion de votre entreprise.

FAQ

Comment tenir sa comptabilité en micro-entreprise ?

Tenir sa comptabilité en micro-entreprise consiste à enregistrer toutes les recettes et, le cas échéant, les achats, à conserver les factures et à déclarer régulièrement son chiffre d’affaires à l’URSSAF.

Est-il obligatoire d’avoir un comptable ?

Non, il n’est pas obligatoire d’avoir un comptable pour une micro-entreprise. Cependant, un expert-comptable peut parfois être utile pour une gestion plus efficace.

Comment faire un bilan comptable d’une micro-entreprise ?

Le bilan comptable n’est pas obligatoire pour les micro-entreprises. Cependant, il est possible de le faire à titre indicatif pour mieux suivre la santé financière de l’activité.

Est-il obligatoire de faire des factures en auto-entreprise ?

Oui, la facturation est obligatoire pour toute vente ou prestation de service, surtout pour les clients professionnels. Pour les particuliers, un reçu peut suffire.

La facture rectificative arrive-t-elle forcément après une facture d’avoir ?

Non, la facture rectificative ne suit pas forcément une facture d’avoir. Elle est émise pour corriger une erreur sur une facture précédente, que ce soit un montant incorrect, une information erronée ou une omission. La facture d’avoir, elle, annule tout ou une partie d’une facture initiale en cas de remboursement ou de remise.