Comment lancer son activité d’office manager en Freelance ?
Audrey Roy est diplômée d'un master II en droit de l'entreprise.
Vous souhaitez devenir office manager freelance et mettre vos compétences au service d’entreprises en quête d'efficacité ? Ce métier polyvalent implique la gestion administrative, la coordination d’équipes, ainsi que l'optimisation des processus internes. En tant qu’office manager indépendant, vous profitez d'une grande flexibilité tout en travaillant avec des clients variés issus de différents secteurs. Pour vivre convenablement de cette activité, vous devez structurer votre offre, déterminer votre marché cible et fixer vos tarifs de manière pertinente. Découvrez comment vous lancer avec succès en tant qu’office manager en établissant un business plan solide, en choisissant le bon statut juridique freelance et en fidélisant vos premiers clients.
Comprendre le rôle d'un office manager freelance
Les missions typiques d'un office manager indépendant
L'office manager freelance joue un rôle polyvalent dans la gestion quotidienne des entreprises. Ses responsabilités incluent la gestion administrative, la coordination des équipes, l'organisation d'événements professionnels et le soutien aux ressources humaines.
Il est également chargé de l'optimisation des processus internes, de la gestion de projets, et de la coordination avec les fournisseurs. Cette polyvalence en fait un atout précieux pour les entreprises cherchant à améliorer leur efficacité opérationnelle.
Les compétences clés requises
Un office manager freelance doit présenter les compétences suivantes :
une excellente capacité d'organisation ;
des compétences relationnelles solides pour manager les équipes ;
une autonomie dans la gestion des tâches ;
une résistance au stress face aux multiples tâches qui lui seront confiées ;
une capacité d'adaptation face aux imprévus et aux délais de réalisation parfois fluctuants.
Des compétences en gestion de projet, une bonne connaissance des processus RH, administratifs et comptables, ainsi qu'une capacité d'apprentissage rapide sont également indispensables pour occuper ce poste.
Les avantages et inconvénients de devenir office manager freelance
La flexibilité et l'autonomie
Le statut de freelance offre une grande flexibilité dans le choix des projets, des clients et des horaires de travail. Cette liberté permet un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle, mais exige aussi une forte autodiscipline et une gestion efficace du temps. Les freelances doivent être capables de gérer leur propre entreprise (gestion comptable, administrative et juridique), définir leurs objectifs (ex. : chiffre d’affaires à atteindre) et développer continuellement leurs compétences pour rester compétitifs.
Les opportunités de divers marchés et industries
Les office managers freelance peuvent travailler dans divers secteurs, de la tech à la santé, acquérant ainsi une expérience riche et variée. Cette diversité permet de développer une expertise transversale précieuse et offre une certaine sécurité financière en diversifiant les sources de revenus.
Cependant, cette demande variée nécessite une capacité d'adaptation rapide et un apprentissage continu pour rester compétent dans chaque secteur d’activité des entreprises clientes.
Gérer sa charge de travail
La gestion efficace de la charge de travail est un réel défi pour un office manager freelance. Cela implique de jongler entre plusieurs clients et projets, nécessitant une excellente planification et organisation.
L'utilisation d'outils de gestion de projet et la capacité à prioriser les tâches sont essentielles. Il est également important de savoir refuser certaines opportunités pour éviter le surmenage et maintenir la qualité du travail. Une communication claire avec les clients sur les délais et les attentes est primordiale pour gérer efficacement la charge de travail.
De même, veillez à prévoir une marge d’erreur dans les délais d’exécution que vous vous engagez à respecter auprès de vos clients, afin de parer à d’éventuels imprévus.
La complexité de la gestion administrative et financière
Les office managers freelance doivent gérer eux-mêmes tous les aspects administratifs et comptables de leur activité. Cela inclut notamment la facturation en tant que freelance, le suivi des paiements, la déclaration des revenus ainsi que la tenue d'une comptabilité rigoureuse.
De même, les obligations légales et fiscales peuvent grandement varier d’un statut juridique à un autre. Le recours à un conseiller juridique ainsi qu’à un expert comptable peut dès lors s’avérer nécessaire - notamment pour la création et la gestion d’une société.
Comment créer son business plan pour débuter en freelance comme office manager ?
Comment créer son business plan
Un business plan solide peut représenter un précieux carnet de route pour tout office manager se lançant en freelance.
Il doit inclure :
une définition claire de l'offre de services (assistanat du directeur général, gestion du planning, planification des réunions, secrétariat…) ;
une analyse détaillée du marché cible (secteur d’activité en recherche d’office managers, taille des entreprises cibles…) ;
une étude de la concurrence (tarifs pratiqués, compétences mises en avant…).
Le plan financier doit quant à lui comprendre des projections de revenus et de dépenses sur au moins trois ans, ainsi qu'une estimation des investissements initiaux (ex. : formation). La stratégie de tarification et le plan marketing doivent être soigneusement élaborés. Le business plan doit être flexible et régulièrement mis à jour pour s'adapter aux évolutions du marché.
Définir son marché cible et se démarquer
Pour réussir, un office manager freelance doit bien définir son marché cible et se démarquer de la concurrence. Cela implique d'identifier les secteurs d'activité et les types d'entreprises qui correspondent le mieux à ses compétences et son expérience.
Pour vous démarquer de la concurrence, vous pouvez notamment vous :
spécialiser dans certains domaines (ex. : dans la tech, les finances, la santé…) ;
développer une identité professionnelle forte sur divers supports de communication (réseaux sociaux, site internet, podcast…) ;
proposer une offre de services complémentaire (ex. : suivi administratif et comptable de l’activité d’une entreprise).
Modes de tarification courants et TJM moyen
Les modes de tarification courants pour un office manager freelance incluent le taux journalier moyen (TJM), la facturation horaire ainsi que les forfaits pour des missions spécifiques.
Le TJM moyen en France varie généralement entre 300 € et 800 € par jour, mais peut aller de 200 € pour les débutants à plus de 1 000 € pour les experts les plus spécialisés.
Les taux horaires peuvent varier de 30 € à plus de 100 €. Il est important de prendre en compte non seulement le temps de travail effectif, mais également les frais généraux (ex. : frais de déplacement professionnels) et le temps de formation.
Établir ses coûts de fonctionnement
Estimer les coûts de fonctionnement de son activité permet en outre d’assurer la viabilité de l'activité freelance.
Ces coûts incluent notamment :
les dépenses fixes (ex. : frais d’un site internet professionnel, abonnement coworking…) ;
les abonnements à des logiciels professionnels ;
les frais d'assurance en freelance (ex. : RC pro freelance) ;
les cotisations sociales.
Les coûts variables peuvent inclure les déplacements professionnels, la formation continue ou bien encore le marketing (ex. : campagne publicitaire sur LinkedIn Ads).
Une estimation précise de ces coûts est essentielle pour déterminer des tarifs cohérents et s’assurer une juste rémunération.
Déterminer ses futurs investissements
Les office managers freelances doivent bien souvent prévoir des investissements futurs pour rester compétitifs et développer leur activité.
Cela peut inclure :
des formations pour améliorer leurs compétences (ex. : formation en comptabilité, sur l’utilisation d’un nouveau logiciel de gestion…) ;
l'acquisition de nouveaux outils ou logiciels de gestion ;
des investissements en marketing pour attirer de nouveaux clients (ex. : faire appel aux services d’un web manager pour booster sa visibilité en ligne).
La planification de ces investissements doit être intégrée dans le business plan et régulièrement réévaluée en fonction de l'évolution du marché ainsi que des besoins de l'activité.
Choisir un statut juridique adapté aux freelances office manager qui démarrent leur activité
Zoom sur la micro-entreprise
La micro-entreprise est souvent le choix privilégié pour les office managers freelance qui débutent leur activité. Ce statut présente une simplicité administrative et comptable (tenue d’un livre des recettes) ainsi qu’un régime fiscal avantageux, particulièrement adapté aux revenus modestes avec l’option pour le versement forfaitaire libératoire (VFL).
En 2025, le plafond de chiffre d'affaires en micro-entreprise est fixé à 77 700 € pour les prestations de services. Les charges sociales pour un auto-entrepreneur sont calculées en fonction du chiffre d'affaires, ce qui permet de ne pas payer de charges sociales tant que vous ne générez pas de revenus pour cette activité
À noter
Le statut de l’auto-entreprise ne permet pas de déduire le montant réel de vos frais professionnels. Seul un abattement forfaitaire (34% du chiffre d’affaires en prestation de services) est appliqué au moment de calculer l’assiette d’imposition pour l’impôt sur le revenu. Cette particularité due au régime simplifié micro-BNC peut être un inconvénient pour celles et ceux ayant des dépenses significatives liées à leur activité et dont le montant dépasse 34 % de leur chiffre d’affaires.
Zoom sur le portage salarial
Le portage salarial est une option intéressante pour les office managers freelance qui débutent et qui souhaitent bénéficier des avantages du salariat tout en conservant leur indépendance.
Ce statut offre une protection sociale similaire à celle des salariés (mutuelle d’entreprise, congé maternité et paternité, prévoyance santé, chômage en portage…).. Le salarié porté quant à lui garde sa pleine autonomie dans le choix de ses clients, de ses tarifs et de ses conditions de travail, comme tout freelance.
De même, un office manager sous le statut de salarié porté peut pleinement se concentrer sur son activité professionnelle, sans se soucier de la gestion juridique, administrative et comptable de son activité. C’est la société de portage en sa qualité d’employeur qui se charge de ces démarches. En contrepartie, la société de portage facture des frais de gestion (généralement un pourcentage sur le chiffre d’affaires généré par le salarié porté).
Pour aller plus loin
La société de portage Jump a fait le choix d’appliquer des frais de gestion fixes sous la forme d’un abonnement (à partir de 99 € HT par mois). Ainsi, vous ne payez pas plus de frais lorsque vous générez plus de revenus. Pour en savoir plus, venez participer à l’une de nos présentations Jump.
Quid de l'EURL et de la SASU quand on débute ?
L'EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) et la SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle) sont des formes juridiques de sociétés gérées par un associé unique.
L'EURL offre une protection du patrimoine personnel et une flexibilité fiscale, permettant de choisir entre l'impôt sur le revenu (IR) et l'impôt sur les sociétés (IS) lorsque l’associé unique est une personne physique. Les charges sociales pour un gérant associé unique sont généralement moins élevées que pour un salarié, dû au statut de travailleur non salarié (TNS). La contrepartie à cela est un niveau de protection sociale moindre par rapport à un gérant sous le statut d’assimilé salarié. En outre, des charges sociales minimales s’appliquent, même en l'absence de rémunération contrairement au statut de la micro-entreprise.
La SASU, quant à elle, offre une grande flexibilité dans la gouvernance de la société, avec une réelle liberté offerte dans la rédaction des statuts. Le président d’une SASU bénéficie également d’une couverture sociale plus avantageuse qu’en EURL, sous le statut d’assimilé salarié (s’il est rémunéré).
Cette forme juridique de société est particulièrement adaptée pour les freelances qui envisagent une évolution de leur structure à long terme, comme notamment l'introduction de nouveaux associés.
À noter que les charges sociales sont plus élevées qu’en EURL et les formalités administratives peuvent être plus complexes.
Comment réussir en tant qu'office manager freelance ?
Stratégies pour trouver des clients
Pour réussir en tant qu'office manager freelance, il est crucial de développer une stratégie efficace pour trouver des clients.
Cette stratégie passe notamment par :
la création d’un site web professionnel et des profils actifs sur les réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn ;
la participation à des événements professionnels, des conférences et des salons liés à votre domaine d'expertise pour élargir votre réseau ;
des inscriptions sur des plateformes spécialisées pour les freelances, qui peuvent vous mettre en relation avec des clients potentiels ;
une offre de services diversifiée pour répondre à un plus large éventail de besoins des clients ;
des demandes de recommandations auprès de vos clients satisfaits.
Stratégies pour fidéliser ses clients
La fidélisation des clients est essentielle pour assurer la stabilité et la croissance de votre activité freelance.
Dans ce secteur d’activité, il est conseillé de :
fournir un travail de qualité auprès de ses clients et de communiquer régulièrement sur ses compétences ainsi que sur son offre de services ;
maintenir un dialogue ouvert avec ses clients, en les tenant informés de l'avancement des projets et en étant proactif dans la résolution des problèmes ;
proposer des conseils et des solutions qui vont au-delà de ses missions initiales pour démontrer son expertise et son engagement ;
s’adapter aux besoins changeants de ses clients et d’être prêt à ajuster ses services en conséquence ;
prendre le temps de comprendre les objectifs spécifiques de chaque client et d’adapter ses services en conséquence ;
pour les clients réguliers, d’envisager des contrats de prestation de services à long terme qui offrent une stabilité pour les deux parties.
FAQ
Quelles sont les formations pertinentes pour devenir office manager ?
Les formations en gestion administrative, management, ou ressources humaines sont particulièrement adaptées. Des cursus comme un BTS Support à l'Action Managériale (SAM) ou une licence en gestion peuvent être complétés par des certifications en gestion de projet (ex. : PMP, Prince2) et des formations sur l’utilisation d’outils bureautiques (Excel, Google Workspace).
Quels outils utiliser pour exercer son métier d’office manager en freelance ?
Les outils essentiels incluent des logiciels de gestion de projet (Trello, Asana), des suites bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace), des outils de communication (Slack, Zoom), et des solutions de comptabilité/facturation (ex : Jump Open). Pour l'organisation, des outils comme Notion ou Evernote peuvent aussi être utiles.
Quels secteurs ou types d'entreprises sont les plus susceptibles de recruter un Office Manager freelance ?
Les start-ups, les PME en croissance et les entreprises en transition (fusion, restructuration) sont particulièrement intéressées par les office managers freelance. Les secteurs comme la tech, le consulting et les services aux entreprises sont souvent demandeurs.
Comment se préparer pour les premières missions d'un Office Manager Freelance ?
Pour réussir ses premières missions, il est crucial de bien comprendre les besoins du client en amont. Préparez une boîte à outils avec vos logiciels clés, établissez un processus clair pour la gestion des tâches et adoptez une communication proactive avec le client. Anticipez les imprévus et soyez prêt à vous adapter rapidement.
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