Comment faire ses devis en Freelance ?
Avez-vous choisi le bon statut ?
AE, SASU, EURL, portage, etc.
Quelle protection sociale
Calcul des charges et taxes
Simulation financière
Le devis représente un document juridique important dans la gestion financière d’une activité en freelance. En effet, il s’agit du premier document précontractuel que l’on soumet à un client après une prise de contact. Ce dernier permet d’établir clairement la nature d’un produit ou l’étendue d’une prestation ainsi que le tarif proposé. De ce fait, plusieurs mentions sont obligatoires, car il engage les parties une fois signé.
L'importance du devis pour les freelances
Le rôle du devis et pourquoi en établir un ?
Le devis permet d’informer le client - consommateur ou professionnel - du prix d’un produit ou d’une prestation. Ce document est par ailleurs obligatoire pour un certain nombre d’activités (ex. : services à la personne, dépannage dans le BTP, location de voiture…).
Lorsque le devis n’est pas obligatoire, il est tout de même conseillé d’en soumettre un à ses clients. Cela permet d’être totalement transparent sur la nature du produit ou de la prestation ainsi que sur le tarif appliqué. En cas de litige, ce document est opposable à ses signataires devant un tribunal.
Les implications juridiques d'un devis signé
Un devis signé engage les parties signataires, c’est-à-dire le freelance et son client.
Le freelance est tenu de respecter le tarif, la nature du produit ou l’étendue de la prestation ainsi que le délai de livraison ou de la réalisation présentés sur son devis. Ce dernier ne peut pas unilatéralement modifier les conditions établies (ex. : augmenter le prix sans l’accord préalable de son client) sans faire signer un avenant au devis.
Le client quant à lui reste libre de choisir un autre prestataire ou vendeur tant qu’il n’a pas signé le devis. Mais dès que le client confirme sa volonté de recevoir le produit ou de faire réaliser la prestation, ce dernier s’engage à payer le professionnel au tarif affiché sur le devis et dans le délai de paiement imparti.
Différences entre devis et facture
Un devis est un document précontractuel qui engage les parties sur le plan juridique. La facture pour un freelance est un document à la fois juridique et comptable. Cette dernière atteste d’une transaction financière entre le freelance et son client.
Ainsi, le devis peut être facultatif tandis que la facture est obligatoire. En outre, la facture rend exigible le paiement dans le délai imparti. Ce n’est pas le cas du devis.
Les éléments essentiels à inclure dans son devis de freelance
Informations obligatoires à inclure dans un devis
Les mentions obligatoires à faire figurer dans un devis sont les suivantes :
la dénomination sociale, le numéro SIREN, l’adresse du siège social et le numéro de téléphone du professionnel qui établit le devis ;
la date du devis ;
le nom du client et l’adresse de facturation ;
la date de début et le délai de réalisation de la prestation ainsi que le coût de la main-d’œuvre, s’il s’agit de travaux par exemple ;
le décompte de chaque produit ou prestation avec la mention de la quantité et du prix unitaire ;
les frais de déplacement le cas échéant ;
la somme totale à payer HT et TTC.
Mentions légales spécifiques selon le statut du freelance
Certaines mentions spécifiques sont à ajouter selon le statut du freelance :
la mention "TVA non applicable, article 293 B du CGI” si le professionnel est un micro-entrepreneur bénéficiant du régime d’exonération de l’application de la TVA ;
le numéro de TVA intracommunautaire pour les freelances appliquant la TVA ;
la mention EI avant ou après la dénomination sociale d’un entrepreneur individuel ou d’un micro-entrepreneur ;
le numéro au RCS pour un commerçant ;
le montant du capital social pour une société ;
la mention “société en cours d’immatriculation” ou “société en cours de liquidation” si une société se trouve en pareille situation ;
les coordonnées de l’assureur, lorsqu’une assurance professionnelle doit être obligatoirement souscrite par le freelance (ex. : garantie décennale).
Durée de validité et conditions particulières du devis
La loi n’impose pas de durée de validité pour un devis. C’est au vendeur de déterminer cette durée durant laquelle il s’engage à proposer un produit ou une prestation à un prix déterminé. En règle générale, cette durée est fixée entre 1 et 3 mois.
D’autres conditions particulières peuvent être ajoutées au devis, avec par exemple :
les modalités de paiement (acompte, pénalités de retard…) ;
une clause de révision des prix (ex. : dans le BTP en cas de changement majeur des prix des matériaux).
Étapes pour rédiger un devis efficace
Collecte des besoins et attentes du client
Un devis correctement réalisé permet de gagner du temps dans l’estimation du prix par rapport aux réels besoins du client.
Pour cela, le professionnel peut :
déterminer les objectifs du projet ;
identifier les contraintes possibles ;
demander le budget du client.
Estimation précise du temps et des coûts associés
Cette étape permet avant tout d’assurer au freelance une juste rémunération pour une prestation de services.
Pour cela, il est conseillé de réfléchir en amont sur :
le détail des tâches à effectuer ;
les ressources - matérielles et immatérielles - à mobiliser ;
les contraintes particulières (ex. : délai exigé par le client).
De même, il est conseillé d’appliquer une marge d’erreur de l’ordre de 10 à 20 % par rapport au temps de travail estimé afin de pallier d’éventuels imprévus.
Présentation claire et professionnelle du devis
Une devis doit être facilement compréhensible. Dans le cas contraire, un client peut se retourner devant la justice contre le freelance en invoquant une possible tromperie, faute d’une bonne lisibilité du prix, du délai de réalisation…
Pour éviter une telle situation, il est conseillé de bien structurer son devis avec différents encadrés :
un entête avec les informations concernant le vendeur et le client ;
le détail de la prestation ou du produit et son coût ;
les modalités de paiement ;
un espace suffisant pour la signature du client, avec la mention “bon pour accord”.
Personnalisation du devis en fonction de chaque mission
Certaines mentions obligatoires restent inchangées d’un devis à un autre (ex. : les informations concernant le freelance).
Cependant, tout ce qui concerne la nature du produit ou de la prestation doit être détaillé en fonction des besoins exprimés du client. Ce souci du détail dans la présentation permet de personnaliser le devis.
Un devis personnalisé rassure un client quant à la bonne compréhension de ses besoins et permet d’obtenir plus facilement sa signature.
FAQ
Comment déterminer ses tarifs en freelance ?
Pour déterminer ses tarifs afin d’être correctement rémunéré tout en restant compétitif, il est conseillé de :
étudier le marché et les tarifs appliqués par les autres professionnels du même secteur ;
déterminer son taux journalier moyen (TJM) et son taux horaire ;
prendre en considération les charges (ex. : cotisations sociales) et les frais professionnels ;
adapter ses tarifs selon ses clients (ex. : PME ou grand groupe) et les bénéfices qu’ils peuvent en retirer.
Faut-il mentionner la TVA sur ses devis en freelance ?
Oui, vous devez mentionner la TVA sur vos devis et le taux de TVA qui s’applique si vous êtes redevable de la TVA. Si vous bénéficiez du régime de franchise en base de TVA vous autorisant à ne pas appliquer la TVA sur vos ventes, vous devez intégrer la mention “TVA non applicable, article 293 B du CGI”.
Audrey Roy est diplômée d'un master II en droit de l'entreprise.
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