Tout comprendre aux frais de débours en micro-entreprise
Le portage salarial nouvelle génération
4,7 / 5 sur Google
99 € par mois tout compris
Jusqu’à 73% de revenu net
En principe, il n’est pas possible pour un auto-entrepreneur de déduire ses frais professionnels (achat de matériel, déplacements…) au réel.
Les frais de débours sont une alternative intéressante pour le micro-entrepreneur puisqu’ils permettent de rembourser les frais engagés pour le client.
À quoi correspondent les frais de débours pour un auto-entrepreneur ?
La notion de frais de débours
Dans le cadre de l’exercice de votre activité d’auto-entrepreneur, vous pouvez être amené à avancer une somme d’argent au nom de votre client pour acheter du matériel spécifique en vue d’assurer la prestation que vous voulez lui fournir (à ne pas confondre avec les frais de fonctionnement).
On parle de frais de débours lorsque ces dépenses sont facturées au nom du client. Une fois les sommes avancées, celui-ci rembourse les frais professionnels que vous avez engagés sur présentation de la facture.
Il s’agit donc d’une double facturation où seule la facture pour les prestations effectuées sera comptabilisée dans votre chiffre d’affaires.
Attention :
Votre client vous rembourse uniquement le montant des frais engagés, il n’est donc pas possible de gonfler la facture des frais de débours pour obtenir une marge sur vos services rendus.
Exemples de frais de débours
Les frais de débours s’appliquent fréquemment dans les situations suivantes :
Achat de marchandises et de matières premières nécessaires à la réalisation d’une prestation ;
Frais de déplacement pour une mission (billet de train, d’avion, d’hôtel, de location de voitures, etc.)
Frais postaux pour l’envoi de marchandises ;
La sous-traitance.
Attention :
Les frais kilométriques ne peuvent être considérés comme des frais de débours, car il n’est pas possible de facturer vos frais de carburant au nom de votre client.
À titre d’exemple, vous êtes mécanicien et vous exercez sous le régime de la micro-entreprise. Votre client vous confie sa voiture pour réparation. Vous allez devoir acheter des pièces détachées qui sont des matériaux nécessaires pour assurer votre prestation.
Les avantages des frais de débours
Si vous êtes auto-entrepreneur, les frais de débours présentent deux avantages :
Ces frais ne sont pas compris dans votre base d’imposition, ce qui veut dire qu’ils ne sont pas pris en compte dans votre chiffre d’affaires (CA), et qu’ils ne sont donc pas à déclarer à l’URSSAF. Vous ne payez donc pas plus de cotisations sociales ;
Ces sommes avancées au nom de votre client signifient que vous êtes un simple intermédiaire entre lui et votre un éventuel fournisseur, vous ne pouvez donc être tenu responsable de la qualité du matériel en cas de mauvaise surprise.
Votre client aussi peut tirer profit des frais de débours pour deux raisons :
En ayant une facture de matériels à son nom, il peut se prévaloir des services après-vente du magasin et de ses garanties ;
Il paye le matériel nécessaire à son juste prix.
Les différences entre frais de débours et frais de fonctionnement
Les frais de débours sont avancés au client lors de la réalisation d’une prestation tandis que les frais de fonctionnement concernent tous les coûts permettant à un auto-entrepreneur de maintenir et développer son activité.
Par exemple, vous êtes photographe, et dans le cadre de l’exercice de votre activité, vous avez besoin d’utiliser un logiciel de retouche photo, d’un local pour les séances de shooting. Votre client vous réclame des accessoires pour créer un décor spécial lors de ses sessions photos.
Vous acceptez de trouver les éléments nécessaires pour assurer votre prestation en réglant ces accessoires au nom de votre client. Dans ce cas, on peut parler de frais de débours, car les frais sont engagés dans le but d’honorer cette prestation.
Quelles sont les règles à respecter pour facturer des frais de débours en micro-entreprise ?
Qui peut facturer des frais de débours ?
Toutes les entreprises peuvent facturer des frais de débours, y compris les micro-entrepreneurs. Dans tous les cas, ces frais ne sont pas inclus dans le chiffre d’affaires.
À noter :
Il est tout à fait possible de recevoir deux virements séparés : l’un sera dédié au règlement de la prestation et l’autre sera consacré aux frais de débours. Vous pouvez indiquer la mention « remboursement débours facture n° x » dans le libellé du virement pour plus de précautions.
Les conditions générales à remplir
En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez respecter des règles afin de vous assurer d’être remboursé par votre client :
Accord signé du client (mandat de débours) : vous devez convenir de la nature et du montant de l’achat ;
Facturez au nom de votre client qui vous mandate (nom, adresse…) ;
Conservez ces factures et justificatifs comme éléments de preuve pour votre client, mais aussi pour l’administration en cas de contrôle (les tickets de caisses par exemple sont des preuves à conserver) ;
Demandez le remboursement à la fin de l’exécution de votre prestation (le client devra obligatoirement vous rembourser les sommes exactes).
Les éléments à mettre sur la facture de débours
Les éléments suivants doivent figurer sur votre facture de débours :
Les coordonnées de votre client ;
Les coordonnées du fournisseur ;
La date ;
Le libellé et le montant des frais engagés ;
Le montant total des dépenses.
Modèle de facture avec des frais de débours
Exemple d’une facture avec des frais de débours émise par un parquettiste exerçant sous le régime de la micro-entreprise.
Comment comptabiliser ces frais ?
En tant que micro-entrepreneur, vous bénéficiez d'une comptabilité allégée. À ce titre, vous devez tenir un livre des recettes, un registre des achats et veiller à la conservation des factures.
Pour autant, vous n’êtes pas obligé d’indiquer le montant de débours sur votre livre de recettes. Si vous le souhaitez, vous pouvez le faire en précisant bien qu’il s’agit de frais de débours.
L’essentiel est de bien garder vos factures en cas de contrôle fiscal.
FAQ
Un auto-entrepreneur doit-il faire une note de frais ?
En principe, si vous êtes auto-entrepreneur, vous ne pouvez pas établir de note de frais en vue d’obtenir un remboursement pour les dépenses personnelles engagées. Il est donc impossible de déduire vos frais personnels de votre chiffre d’affaires par ce biais.
Attention :
Une note de frais est facturée au nom de la société au client, tandis que dans le cas de frais de débours, la facture est faite au nom du client.
Les frais de débours sont-ils déductibles ?
Non, les frais de débours ne sont pas déductibles des impôts. Ils ne sont pas considérés comme des charges déductibles mais comme une dépense neutre.
Juriste et Rédactrice web spécialisée sur les sujets du droit social, et de l'entrepreunariat.
Ces autres articles pourraient aussi vous intéresser
Léo vous explique comment améliorer votre vie en 20 min
Moi c'est Léo, je vous explique en RDV de groupe en ligne le modèle Jump et comment cela va améliorer votre vie. Chaque jour, une cinquantaine de freelances découvrent le modèle et posent toutes leurs questions dans un format efficace et détendu. Rejoignez-nous pour tout comprendre !
