Quelle comptabilité en freelance ?
Avez-vous choisi le bon statut ?
AE, SASU, EURL, portage, etc.
Quelle protection sociale
Calcul des charges et taxes
Simulation financière
En tant que freelance, vous êtes tenu de respecter certaines obligations comptables, qui varient en fonction de votre statut juridique (micro-entreprise, entreprise individuelle, société) et de votre régime fiscal (micro-fiscal, réel simplifié, réel normal). Un micro-entrepreneur bénéficie d’une comptabilité allégée, avec l’obligation de tenir un livre des recettes, tandis qu’une société (SASU, EURL) doit établir un bilan comptable annuel.
Il est crucial de bien comprendre ces obligations pour éviter des sanctions fiscales (pénalités de retard par exemple) et assurer une gestion saine de votre activité.
Obligations comptables selon le statut juridique du freelance
Micro-entreprise (régime spécifique de l'entreprise individuelle)
La micro-entreprise est un régime simplifié de l’entreprise individuelle (EI) qui permet aux indépendants de bénéficier de formalités administratives et comptables allégées. Contrairement à l’EI classique, la micro-entreprise est soumise à un régime micro-fiscal et micro-social, avec un calcul des charges et des impôts basé uniquement sur le chiffre d’affaires, sans obligation de bilan comptable ni de liasse fiscale.
Vous l’aurez compris, la tenue comptable d'une micro-entreprise est relativement allégée, ce qui constitue l'un de ses principaux attraits.
Voici ses obligations :
Tenir un livre chronologique des recettes. Celui-ci doit détailler toutes les sommes perçues dans le cadre de votre activité (ventes de produits et/ou services). Ce document essentiel peut être tenu sous format papier ou numérique. Il doit contenir, de manière chronologique, les informations suivantes pour chaque encaissement :
- la date de l'encaissement ;
- le montant exact perçu ;
- le mode de règlement (espèces, chèque, virement, etc.) ;
- l'identité du client (nom ou dénomination sociale) ;
- une référence à la facture correspondante.
Conservation des factures pendant 10 ans.Cette obligation concerne toutes les factures émises et reçues.
Exonération de TVA jusqu'à un certain seuil avec la mention spécifique sur les factures le cas échéant. L’un des avantages fiscaux de la micro-entreprise est l’exonération de TVA grâce au régime de la franchise en base de TVA. Cela signifie que l'auto-entrepreneur ne facture pas la TVA à ses clients et ne peut pas la récupérer sur ses achats professionnels.
L’exonération de TVA s’applique tant que le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 85 000 € en année N-1 et 93 500 € en année N pour les activités commerciales et d'hébergement (hors locations de meublés de tourisme) et 37 500 € en année N-1 et 41 250 € en année N pour les prestations de services et activités libérales (sauf avocat).
Bon à savoir
Lorsqu’une micro-entreprise bénéficie de la franchise de TVA, elle doit impérativement mentionner sur ses factures :"TVA non applicable – article 293 B du CGI".
Déclaration mensuelle ou trimestrielle du chiffre d’affaires. Vous devez déclarer votre chiffre d’affaires auprès de l’Urssaf, chaque mois ou chaque trimestre (en fonction de l’option choisie). Cette déclaration est à effectuer même si votre chiffre d’affaires est nul. Elle sert à calculer les cotisations sociales dues à l’Urssaf.
À noter
Bien que les obligations soient simplifiées, l'administration fiscale peut néanmoins effectuer des contrôles. Conservez donc l’ensemble des justificatifs de vos dépenses professionnelles, relevés bancaires de votre compte bancaire et tous les contrats conclus avec vos clients.
Entreprise individuelle (EI)
L'entreprise individuelle classique, bien que moins courante depuis la création du régime de la micro-entreprise, reste une option pour certains freelances.
Contrairement à la micro-entreprise, qui bénéficie d’une comptabilité simplifiée, l'entreprise individuelle au régime réel, est soumise à des obligations comptables plus strictes. Ce régime impose une comptabilité d'engagement, qui consiste à enregistrer les opérations dès qu'elles sont engagées (et non uniquement lors des encaissements ou décaissements).
Cette comptabilité comprend :
Le journal des opérations quotidiennes : Ce registre recense chronologiquement l'ensemble des transactions financières (ventes, achats, règlements, etc.). Exemple : Si un entrepreneur achète du matériel pour 500 € le 5 mars, puis encaisse un paiement client de 1 200 € le 6 mars, ces deux opérations doivent être enregistrées dans ce journal, avec la date, la nature de l’opération et le montant.
Le grand livre : Il centralise les écritures du journal, classées par comptes selon le plan comptable général. Chaque transaction est attribuée à un compte spécifique : par exemple, les achats sont enregistrés dans le compte "Achats de marchandises", les ventes dans "Produits des ventes", les frais bancaires dans "Charges financières", etc.
La balance : C’est un document récapitulatif qui liste tous les comptes du grand livre avec leur solde (positif ou négatif). Elle permet de vérifier que les comptes sont équilibrés . Concrètement, la balance montre combien l’entreprise possède, doit, et encaisse, ce qui est essentiel pour suivre sa trésorerie et sa rentabilité.
Les comptes annuels : Ils sont composés du bilan (photographie du patrimoine à une date donnée), du compte de résultat (synthèse des revenus et dépenses sur l'exercice) et des annexes (informations complémentaires)
L'EI implique donc des obligations comptables plus lourdes que la micro-entreprise, mais offre aussi plus de flexibilité dans la gestion des charges déductibles (loyer du bureau, matériel informatique, frais de déplacement, etc).
SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle)
La SASU est une forme de société commerciale unipersonnelle qui séduit de nombreux freelances cherchant à protéger leur patrimoine personnel et à optimiser leur fiscalité.
La comptabilité d'une SASU suit les règles du Plan Comptable Général (PCG) et nécessite une rigueur particulière (on parle de comptabilité d’engagement). Cela signifie que toutes les opérations financières doivent être enregistrées dès qu'elles sont engagées, même si le paiement effectif intervient plus tard.
Voici les principales obligations d’une SASU :
Séparation stricte des patrimoines : Il est essentiel de distinguer clairement les opérations personnelles de celles de la société. Cela signifie qu’un compte bancaire professionnel est obligatoire. Les dépenses de la société doivent être réglées avec les fonds de la SASU et non avec des fonds personnels. De même, vous ne pouvez pas puiser directement dans la trésorerie de la société pour vos besoins personnels.
Tenue des comptes : La comptabilité doit être tenue selon la méthode des parties doubles (débit/crédit).Cela signifie que chaque transaction financière doit être enregistrée dans au moins deux comptes du bilan. Par exemple, lorsqu’un client règle une facture de 1 000 € :
- Le compte “Banque” (actif) est crédité de 1 000 € ;
- Le compte “Clients” (créances) est débité de 1 000 €, indiquant que cette somme a été encaissée.
Dépôt des comptes annuels : Cette obligation légale doit être effectuée tous les ans, dans les 7 mois suivant la clôture de l'exercice social. Le dépôt peut se faire en ligne via le site infogreffe.fr.
Seuils imposant la nomination d'un commissaire aux comptes : Dans certains cas, la SASU doit obligatoirement nommer un commissaire aux comptes pour contrôler sa comptabilité. Cette obligation s'applique si deux des trois seuils suivants sont dépassés, pendant deux exercices consécutifs :
- Total du bilan supérieur à 4 millions d'euros
- Chiffre d'affaires HT supérieur à 8 millions d'euros
- Plus de 50 salariés en moyenne.
Obligations de déclaration de TVA. Trois régimes de TVA peuvent s’appliquer :
- La franchise en base de TVA (exonération possible si le chiffre d’affaires est inférieur à 37 500 € pour les prestations de services ou 85 000 € pour la vente de marchandises)
- Le régime réel simplifié (déclaration annuelle avec acomptes semestriels)
- Le régime réel normal (déclaration mensuelle ou trimestrielle).
Si l’entreprise est soumise au régime réel simplifié ou réel normal, elle doit alors collecter la TVA sur ses ventes, la déclarer et la reverser à l’État, tout en pouvant récupérer la TVA payée sur ses achats professionnels.
À noter
La SASU impose des contraintes comptables relativement importantes, mais présente l'avantage de séparer clairement votre patrimoine personnel et professionnel.
EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée)
L'EURL est une autre forme de société unipersonnelle adaptée aux freelances souhaitant limiter leur responsabilité aux apports effectués. Les obligations comptables de l'EURL sont similaires à celles de la SASU, mais les régimes sociaux et fiscaux diffèrent, ce qui peut influencer votre choix entre ces deux structures.
Voici les principales obligations :
Comptabilité plus complexe qu’en micro-entreprise. Comme pour la SASU, il s’agit d’une comptabilité d’engagement où chaque transaction doit être enregistrée dès qu’elle est engagée.
Obligation de déposer un bilan annuel et un compte de résultat.
Imposition à l'impôt sur les sociétés ou à l'impôt sur le revenu selon l'option choisie. L’un des principaux avantages de l’EURL est la possibilité de choisir son régime fiscal. Par défaut, l’EURL est soumise à l’impôt sur le revenu (IR) : les bénéfices sont directement imposés au nom de l’associé unique, comme dans une entreprise individuelle.
Sur option, l’EURL peut opter pour l’impôt sur les sociétés (IS) : dans ce cas, les bénéfices restent imposés au niveau de l’entreprise, et l’associé ne paie de l’impôt que sur les dividendes qu’il se verse.
Déclaration de TVA dès lors que le chiffre d’affaires dépasse le seuil de franchise.
Obligations comptables en fonction des régimes fiscaux pour les freelances
Le choix du régime fiscal influence directement vos obligations comptables et le montant de vos cotisations sociales et fiscales. Il est donc essentiel de choisir le régime le plus adapté à votre situation.
Le régime micro-entreprise
La micro-entreprise, autrefois connue sous le nom d'auto-entreprise, offre le cadre comptable le plus allégé, ce qui explique sa popularité auprès des freelances débutants.
Ce régime simplifié s'adresse aux freelances dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas certains seuils (77 700 € pour les prestations de services et 188 700 € pour les activités commerciales et d'hébergement en 2025).
Les principales caractéristiques de ce régime sont :
Obligations comptables allégées : Tenue d'un livre des recettes et conservation des factures d'achat.
Registre des achats : Bien que non obligatoire, la tenue d'un registre des achats est vivement conseillée pour les micro-entrepreneurs. Ce document facilite :
- Le suivi de la rentabilité réelle de votre activité
- La préparation d'une éventuelle transition vers un régime réel
- La justification de vos dépenses professionnelles en cas de contrôle
Calcul des cotisations sociales simplifié : En micro-entreprise, les cotisations sociales sont calculées via un pourcentage fixe du chiffre d’affaires, sans prise en compte des charges réelles. Pour compenser cette non déductibilité des charges réelles, un abattement forfaitaire s’applique par défaut en micro-entreprise et vient réduire la base imposable du micro-entrepreneur. Ce système peut cependant être désavantageux si vos charges réelles sont supérieures au pourcentage d'abattement applicable à votre activité.
Franchise en base de TVA : Exonération de TVA jusqu'à un certain seuil de chiffre d'affaires.
Déclaration mensuelle ou trimestrielle du chiffre d'affaires.
Le régime réel
Ce régime s'applique automatiquement si votre chiffre d'affaires dépasse les seuils du régime micro, ou sur option si vous estimez que c'est plus avantageux pour vous. Il existe deux variantes du régime réel : le régime réel normal et le régime réel simplifié.
Le régime réel simplifié
Le régime réel simplifié est destiné aux entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est compris entre :
188 700 € et 840 000 € pour les activités d’achat-revente de marchandises,
77 700 € et 254 000 € pour les prestations de services.
Les principales caractéristiques du régime réel simplifié sont :
Obligations comptables allégées : Tenue d’une comptabilité complète mais avec des obligations déclaratives allégées par rapport au régime réel normal.
Déclaration de TVA simplifiée : Dépôt d'une déclaration annuelle de TVA avec des acomptes trimestriels.
Déduction des charges professionnelles : Les charges peuvent être déduites du chiffre d’affaires pour optimiser le bénéfice imposable.
Obligation de tenir un bilan comptable et un compte de résultat.
Le régime réel normal
Le régime réel normal s'applique aux freelances dépassant les seuils du régime simplifié ou choisissant volontairement cette option.
Les principales caractéristiques du régime réel normal sont :
Obligations comptables complètes : Tenue d'une comptabilité d'engagement, établissement d'un bilan et d'un compte de résultat annuels.
Calcul des cotisations sociales : Basé sur le bénéfice réel, après déduction des charges professionnelles.
Déclarations fiscales et sociales à respecter : TVA, impôt sur le revenu ou sur les sociétés, cotisations sociales.
La TVA et ses implications comptables pour les freelances
La gestion de la TVA constitue un aspect important des obligations comptables pour les freelances dès lors que vous dépassez les seuils de franchise en base ou si vous avez fait le choix d’être redevable de la TVA.
Les seuils de franchise en base de TVA sont les suivants :
37 500 € en année N-1 et 41 250 € en année N, pour les prestations de services et activités libérales (sauf avocat)
85 000 € en année N-1 et 93 500 € en année N, pour les activités commerciales et d’hébergement (hors locations de meublés de tourisme).
Bon à savoir
La loi de finances pour 2025 a instauré un seuil unique de franchise en base de TVA de 25 000 € de chiffre d'affaires, applicable dès le 1er mars 2025. Cependant, le ministère de l'Économie a décidé de suspendre cette mesure jusqu'au 1er juin 2025 afin de collaborer avec les fédérations professionnelles et les parlementaires pour proposer d'éventuelles modifications.
Voici les implications comptables si vous êtes redevables de la TVA :
Facturation : Vous devez faire apparaître la TVA sur vos factures, avec le taux applicable selon votre activité (généralement 20% pour les prestations intellectuelles).
Comptabilisation distincte : La TVA collectée (sur vos ventes) et la TVA déductible (sur vos achats) doivent être enregistrées séparément dans votre comptabilité.
Déclarations périodiques : Selon votre régime fiscal, vous devrez établir des déclarations :
- Mensuelles (régime réel normal, sauf option trimestrielle)
- Trimestrielles (option possible en régime réel normal si la TVA annuelle est inférieure à 4 000 €)
- Annuelles avec acomptes semestriels (régime réel simplifié)
Règles de déductibilité : Toute la TVA n'est pas automatiquement récupérable. Des règles spécifiques s'appliquent, notamment pour les frais mixtes (usage professionnel et personnel) et certaines dépenses comme les véhicules ou les frais de réception.
Comptabilité d'engagement et TVA : Le fait d’être redevable de la TVA renforce généralement l'obligation de tenir une comptabilité d'engagement, où les opérations sont enregistrées dès leur naissance juridique (émission de la facture) et non au moment du règlement.
FAQ
Quelles sont les obligations concernant la facturation lorsqu'on est freelance ?
L'émission d'une facture est obligatoire pour chaque prestation réalisée. Une facture doit comporter des mentions légales telles que :
- Vos informations (nom, adresse, numéro SIRET) ;
- Les informations du client ;
- La date de la prestation ;
- La description des services rendus ;
- Le montant hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
- Le taux de TVA applicable, même si vous en êtes exonéré.
Emma Proust est diplômée d'un Master II en droit de la propriété intellectuelle et management général.
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