Tout savoir sur le livre des recettes de l’auto-entrepreneur

Parmi les obligations comptables d’un auto-entrepreneur, la tenue d’un livre des recettes est incontournable. Ce document permet de centraliser toutes les informations relatives aux encaissements réalisés dans le cadre de votre activité professionnelle. Découvrez en détail ce qu’est un livre des recettes, pourquoi il est nécessaire, comment le tenir et quelles informations y inscrire.

Définition du livre des recettes

Le livre des recettes est un registre comptable dans lequel un auto-entrepreneur consigne l’ensemble des encaissements perçus chronologiquement. Ce document doit contenir des informations précises sur chaque transaction, telles que la date d’encaissement, le montant, l’origine de la recette, et le mode de paiement.

Pourquoi tenir un livre des recettes ?

Le registre des recettes est essentiel pour plusieurs raisons :

• Suivi de la comptabilité : le livre des recettes permet de suivre de manière détaillée et ordonnée les encaissements réalisés. Il préserve un historique des transactions, ce qui facilite la vérification des factures réglées et des rentrées d’argent, et simplifie la déclaration de chiffre d’affaires.
• Prévention des fraudes : un livre des recettes bien tenu permet de prévenir les erreurs de comptabilité et les fraudes. Il offre une transparence totale sur les encaissements réalisés.
• Respect des obligations légales : tenir un livre des recettes est une obligation légale pour les auto-entrepreneurs. En cas de contrôle fiscal, ce document est indispensable pour prouver la véracité des déclarations de chiffre d’affaires.

L’auto-entrepreneur doit-il tenir un livre des recettes ?

Oui, toutes les entreprises soumises au régime de la micro-entreprise sont tenues de tenir un livre des recettes, quels que soient le montant de leur chiffre d’affaires et la nature de leur activité (commerciale, artisanale ou libérale).

Le livre de recettes doit être mis à jour régulièrement pour refléter l’ensemble des encaissements. Il doit être conservé pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné.

Malgré le caractère légal de cette obligation, le site d’information administrative pour les entreprises rappelle qu’aucune sanction n’existe en cas de non-tenue du livre de recettes. Cependant, en cas de fausses inscriptions ou d’utilisation de faux registres pour obtenir un prêt, l’auto-entrepreneur est passible d’une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 45 000 € d’amende et 3 années d’emprisonnement.

Tenir un livre des recettes en tant qu’auto-entrepreneur

Pour bien tenir un livre des recettes en tant qu’auto-entrepreneur, il est important de suivre certaines règles et d’utiliser les supports adéquats. Ces précautions garantissent la fiabilité des informations enregistrées.

Support conseillé

Pour tenir votre livre des recettes, plusieurs supports sont possibles. ****Le choix est libre, tant que le support utilisé ne permet pas de modifier les informations inscrites. Cette obligation vise à garantir l’intégrité du registre.

Vous pouvez par exemple  :

• Acheter un livre comptable et le remplir à la main ;
• Imprimer le livre des recettes officiel de l’URSSAF et le remplir à la main ;
• Utiliser un logiciel de comptabilité ;
• Etc.

Informations et mentions obligatoires

Pour chaque encaissement, le livre des recettes doit contenir les informations suivantes :

• Date d’encaissement : la date à laquelle vous avez effectivement reçu le paiement.
• Référence des pièces justificatives : le numéro de la facture ou une annotation spécifique.
• Origine de la recette : le nom du client particulier ou la raison sociale de l’entreprise cliente.
• Nature de la prestation : le détail de la vente ou la nature de la prestation de service réalisée.
• Montant encaissé hors taxe : le montant exact reçu, sans TVA.
• Mode de règlement : le moyen par lequel le paiement a été effectué (chèque, virement, espèces, etc.).

L’ordre chronologique à suivre est celui des encaissements, pas celui des factures émises. Si vous avez émis une facture pour une prestation de service le 12 mars, mais que le client ne l’a payé que le 25 juin, vous devez l’inscrire sur le livre des recettes à la date à laquelle vous avez reçu le paiement, le 25 juin.

Démarches pour compléter le registre

Pour tenir un registre en bonne et due forme, procédez ainsi :

• Consignez chaque encaissement

Notez chaque paiement reçu quotidiennement sur une ligne distincte. Ne reportez pas cette tâche à la fin du mois, car cela augmente le risque d’erreurs. Pour les ventes au détail et les prestations de service, l’auto-entrepreneur peut enregistrer le montant global de ces recettes en fin de journée sur une seule ligne, à condition que chaque transaction soit inférieure à 76 €.

• Séparez les encaissements de nature différente

Si vous avez une activité mixte, vente de marchandise et prestation de services, il est nécessaire de séparer clairement les encaissements selon la nature de l’activité, tout en respectant l’ordre chronologique des recettes.

• Vérifiez l’exactitude des informations

Assurez-vous que toutes les informations sont correctes et complètes avant de les inscrire. Vous devez absolument éviter les ratures et les blancs pour prévenir tout problème lors d’un éventuel contrôle fiscal.

• Conservez les justificatifs

Gardez tous les justificatifs liés aux encaissements - factures, reçus, bordereaux de remise de chèques - pendant au moins 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné.

Qui doit gérer et tenir ce registre ?

En tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes responsable de la tenue de votre livre des recettes. Vous pouvez choisir de le faire vous-même ou de confier cette tâche à un comptable. Pour simplifier la gestion de vos encaissements tout en évitant le coût d’un cabinet comptable, optez pour un logiciel de facturation.

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Autres obligations comptables de l’auto-entrepreneur

En plus du livre des recettes, les auto-entrepreneurs ont d’autres obligations comptables.

Déclaration du chiffre d’affaires

Vous devez déclarer vos revenus tous les mois ou tous les trimestres sur le portail des micro-entrepreneurs de l’URSSAF. En cas de non-déclaration de votre chiffre d’affaires et de non-paiement de vos cotisations sociales avant l’échéance, une pénalité de 58 € sera appliquée pour chaque déclaration manquante.

Facturation

Vous devez émettre une facture pour chaque vente ou prestation de service à un professionnel. Elle doit contenir l’ensemble des mentions obligatoires (date, montant, identité du client, etc.). En cas de non-respect des règles de facturation, vous risquez une amende administrative de :

• 75 000 € pour une personne physique ;
• 150 000 € en cas de récidive dans les deux ans suivant le premier manquement.

La facturation est l’obligation comptable la plus importante pour les micro-entrepreneurs. Lors d’un contrôle fiscal, vous serez dans l’obligation de présenter toutes vos factures.

Registre des achats

Vous devez tenir un registre des achats si votre activité consiste principalement à fournir des prestations d'hébergement, ou à vendre des marchandises, des fournitures ou des denrées alimentaires. Ce document doit contenir les détails des dépenses réalisées pour l’entreprise au jour le jour.

Compte bancaire dédié

Si votre chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 € pendant deux années consécutives, vous devez ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité. Ce compte n'est pas nécessairement un compte professionnel, vous pouvez utiliser un simple compte courant.

Pour faciliter la gestion de votre comptabilité, pensez à utiliser un outil de gestion comme celui proposé par Jump. Il vous permet de suivre vos encaissements, de générer des factures et de tenir votre livre de recettes en conformité avec les obligations légales. Découvrez tous les avantages et simplifiez votre quotidien d’auto-entrepreneur avec Jump !

FAQ

Comment tenir un livre de comptes en micro-entreprise ?

Pour tenir un livre de comptes en micro-entreprise, utilisez un support non modifiable comme un cahier ou un logiciel certifié. Notez chaque encaissement au jour le jour, en y incluant toutes les informations obligatoires.

Comment remplir un livre de recettes et dépenses ?

Pour remplir un livre de recettes et dépenses, inscrivez chaque encaissement et dépense de manière chronologique, avec toutes les mentions obligatoires : date d’encaissement, nature de la vente ou de la prestation, nom du client, numéro de facture, total HT et moyen de paiement. Séparez les ventes de marchandises et les prestations de services pour une meilleure lisibilité.