Comment se lancer comme formateur en freelance ?

Devenir formateur freelance est une aventure professionnelle à la fois enrichissante et exigeante. Si l’indépendance offre une liberté précieuse dans la manière de travailler et de transmettre son savoir, elle implique aussi de relever certains défis : gestion administrative,  choix du statut juridique ou encore compréhension des charges associées.

Les avantages et inconvénients du statut de formateur freelance

Avantages

Le statut de formateur freelance offre une grande liberté professionnelle. Les formateurs peuvent choisir leurs missions, clients et domaines d'expertise (développement personnel, bureautique, langues étrangères, management, communication, ou encore formations techniques comme le web ou la cybersécurité), tout en bénéficiant d'une flexibilité dans la gestion de leur temps et de leur espace de travail. 

Cette autonomie s'accompagne d'un potentiel de revenus plus élevés, les freelances fixant leurs propres tarifs et conservant l'intégralité de leurs honoraires. De plus, ce statut favorise un développement professionnel continu grâce à la diversité des expériences et des environnements rencontrés. La liberté créative est également un avantage majeur, permettant aux formateurs de concevoir leurs propres méthodes pédagogiques et d'innover sans contraintes hiérarchiques. Enfin, la possibilité de diversifier ses activités (coaching, création de contenus, conférences) offre des opportunités de croissance et d'épanouissement professionnel.

Inconvénients

Malgré ses avantages, le statut de formateur freelance comporte certains inconvénients. L'instabilité financière est un enjeu majeur, avec des revenus fluctuants qui nécessitent une gestion rigoureuse de la trésorerie. En l'absence de revenus fixes, il est essentiel d’anticiper les périodes creuses et de maintenir une réserve financière suffisante pour faire face aux imprévus ou aux délais de paiement parfois longs des clients. La charge administrative peut s'avérer lourde, incluant la comptabilité, les déclarations fiscales et les démarches pour maintenir le statut d'organisme de formation. 

La prospection et la fidélisation des clients représentent également un défi constant, exigeant des compétences en marketing et en vente. L'isolement professionnel peut limiter les opportunités d'échange et d'apprentissage collaboratif. Enfin, la gestion de la protection sociale et de la couverture santé incombe entièrement au formateur, représentant des coûts supplémentaires à intégrer dans la gestion financière de l'activité. Ces inconvénients nécessitent une bonne préparation et une adaptabilité constante pour réussir dans ce métier.

Les démarches administratives pour devenir formateur freelance

Choix du statut juridique

Micro-entreprise

Le régime de la micro-entreprise offre une simplicité administrative appréciable pour les formateurs indépendants, notamment en début d’activité. En effet, les démarches de création sont allégées et la gestion comptable simplifiée (pas de bilan, ni de compte de résultat à produire). Il existe toutefois un plafond de chiffre d’affaires à respecter pour bénéficier de régime. En 2025, le chiffre d'affaires annuel hors taxes ne doit pas dépasser 77 700 € pour les prestations de services (formation professionnelle, accompagnement, animation d’ateliers, etc.). Ce statut permet également de bénéficier de  charges sociales proportionnelles au chiffre d'affaires.

Depuis la loi n° 2022-172 du 14 février 2022, les micro-entrepreneurs bénéficient automatiquement de la séparation entre leur patrimoine personnel et leur patrimoine professionnel. Cela signifie que, sauf en cas de fraude manifeste ou de garanties particulières données aux créanciers, les biens personnels du formateur (compte bancaire personnel, voiture non utilisée dans le cadre pro, logement...) ne peuvent pas être saisis pour rembourser des dettes professionnelles. 

Entreprise Individuelle (EI)

L’Entreprise Individuelle (EI) constitue une forme juridique adaptée pour les formateurs freelances souhaitant exercer en nom propre, tout en conservant un cadre plus souple que celui d’une société (type EURL ou SASU).

Depuis la loi du 14 février 2022, le formateur en Entreprise Individuelle bénéficie d’une séparation automatique entre son patrimoine personnel et professionnel. Cette séparation protège le patrimoine personnel des dettes professionnelles, sauf en cas de renonciation volontaire ou de garanties spécifiques accordées aux créanciers. 

Contrairement au régime de la micro-entreprise, l’entreprise individuelle n’est pas soumise à des plafonds de chiffre d’affaires, ce qui permet de dépasser les seuils de 77 700 € sans devoir changer de statut. 

Enfin, en entreprise individuelle la gestion comptable est plus complète que dans une micro-entreprise : il faut tenir une comptabilité d’engagement. Cela peut nécessiter l’accompagnement d’un comptable, mais reste plus léger que dans une société classique.

Ce statut offre donc une grande simplicité administrative et n'exige pas de capital minimum mais implique certaines obligations

Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée (EURL)

L'EURL est une société à responsabilité limitée avec un seul associé. C’est une forme de société commerciale particulièrement adaptée aux formateurs freelances qui souhaitent exercer seuls, tout en bénéficiant d’un cadre juridique plus formel que l’entreprise individuelle. 

Elle permet de séparer clairement le patrimoine personnel du patrimoine professionnel, la responsabilité du formateur étant limitée aux apports qu’il a faits dans la société (numéraires, biens, etc.). C’est une sécurité en cas de difficultés financières. La gestion est plus structurée, avec des obligations comptables plus lourdes que pour une micro-entreprise. 

Ce statut offre donc une meilleure protection du patrimoine personnel, mais engendre des coûts de création et de gestion plus élevés. ​

Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle (SASU)

La SASU est une société par actions simplifiée avec un associé unique. Elle offre une grande flexibilité dans la rédaction des statuts et le fonctionnement de l'entreprise. 

Comme pour l’EURL, la responsabilité de l'associé est limitée aux apports, protégeant ainsi le patrimoine personnel. Le président de la SASU (si il perçoit une rémunération) est assimilé salarié, c'est-à-dire qu'il est affilié au régime général de la sécurité sociale et bénéficie de la même protection sociale que les salariés cadres, à l'exception de l'assurance chômage. Les charges sociales seront dans ce cas plus élevées que pour les travailleurs non-salariés. 

Ce statut offre une image plus professionnelle et facilite les évolutions futures de l'entreprise, mais implique des obligations comptables et des coûts de gestion plus importants. 

Portage salarial

Le portage salarial est une alternative permettant de conjuguer autonomie et sécurité. Le formateur signe un contrat avec une société de portage qui facture les clients et lui reverse un salaire, après déduction des charges sociales et des frais de gestion. Ce statut permet au formateur de bénéficier de la protection sociale du régime général des salariés (retraite, assurance maladie, chômage) et simplifie la gestion administrative. Cependant, les frais de gestion prélevés par la société de portage réduisent le revenu net du formateur. 

Par ailleurs, certaines missions peuvent être incompatibles avec le portage salarial, et le formateur n'a pas la même liberté que s'il était totalement indépendant. ​

Immatriculation et obligations légales

Une fois le statut juridique choisi, le formateur freelance doit procéder à son immatriculation et remplir diverses obligations légales pour exercer en toute conformité. Ces démarches, bien que parfois perçues comme contraignantes, sont essentielles pour assurer la légalité et la crédibilité de l'activité.

La première étape consiste à s'immatriculer auprès du guichet unique des entreprises. Cette immatriculation permet d'obtenir un numéro SIRET, indispensable pour facturer les clients et être reconnu comme une entité professionnelle.

Parallèlement, le formateur doit obtenir un numéro de déclaration d'activité (NDA) auprès de la DREETS (Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités). Cette déclaration est obligatoire pour tout formateur ou organisme de formation professionnelle qui exerce des actions de développement des compétences, telles que des actions de formation, des bilans de compétences, ou des actions de validation des acquis de l'expérience (VAE). Le NDA doit être obtenu dans les trois mois suivant la conclusion du premier contrat de formation. 

La certification Qualiopi, devenue obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour tous les prestataires de formation souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés, représente un investissement significatif en temps et en ressources. Elle implique un audit approfondi des pratiques de l'organisme de formation selon un référentiel national de qualité. Cette certification, valable trois ans, nécessite un audit de surveillance à mi-parcours.

En termes d'assurances, le formateur freelance doit souscrire à une assurance responsabilité civile professionnelle. Cette assurance est indispensable pour couvrir les éventuels dommages causés dans le cadre de l'activité de formation. Selon la nature des formations dispensées, d'autres assurances spécifiques peuvent être nécessaires. Par exemple, si vous animez des ateliers impliquant l’usage de matériel technique (outils, équipements informatiques, etc.) ou si vous travaillez avec des publics spécifiques (formation en milieu scolaire, médical ou carcéral), certaines assurances complémentaires peuvent être exigées par les établissements accueillants.

Le formateur doit également se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) dans la gestion des informations personnelles de ses clients et stagiaires. Cela implique la mise en place de procédures de collecte, de stockage et de traitement des données conformes aux exigences légales.

Enfin, le formateur freelance est tenu de respecter les obligations liées à la formation professionnelle continue. Cela inclut la rédaction de conventions de formation détaillées, la délivrance d'attestations de formation, et la tenue d'un bilan pédagogique et financier annuel à transmettre à la DREETS.

Les charges sociales et fiscales du formateur freelance

Charges sociales

Les charges sociales représentent une part importante des prélèvements obligatoires pour les formateurs freelance. Leur calcul et leur gestion varient selon le statut juridique choisi et le niveau de revenus. En 2025, le système de protection sociale des indépendants a connu plusieurs évolutions visant à simplifier les démarches et à harmoniser les régimes.

Pour les formateurs exerçant en tant qu'auto-entrepreneurs, le système reste relativement simple. Les charges sociales sont calculées sous forme d'un pourcentage forfaitaire du chiffre d'affaires. En 2025, ce taux est de 24,6 %% pour les activités de services, dont fait partie la formation (en 2026, il sera de 26,1 %). Ce prélèvement couvre l'ensemble des cotisations sociales (maladie, retraite, allocations familiales) et est payé mensuellement ou trimestriellement selon le choix du formateur. L'avantage de ce système est sa simplicité, mais il peut devenir moins avantageux à mesure que le chiffre d'affaires augmente.

Pour les formateurs en entreprise individuelle (hors régime auto-entrepreneur) ou en société, le calcul des charges sociales est plus complexe. Les cotisations sont basées sur le bénéfice réalisé, avec des taux progressifs selon les tranches de revenus. En 2025, le taux global de cotisations sociales pour un travailleur indépendant se situe généralement entre 40% et 45% du bénéfice, une fois dépassé un certain seuil de revenus. Ce taux couvre l'assurance maladie-maternité, la retraite de base et complémentaire, les allocations familiales, et la CSG-CRDS.

Les formateurs freelance doivent également prévoir une couverture complémentaire santé et une assurance prévoyance, non incluses dans les cotisations de base. Ces protections supplémentaires représentent un coût additionnel mais sont essentielles pour une protection sociale complète.

Charges fiscales

La fiscalité des formateurs freelance varie selon leur statut juridique et leur niveau de revenus. 

Pour les micro-entrepreneurs, le régime fiscal par défaut est l'abattement forfaitaire sur le chiffre d'affaires lors de la déclaration d'impôt sur le revenu. Cet abattement est de 71% pour les activités de services, dont la formation. Alternativement, les micro-entrepreneurs peuvent opter pour le versement libératoire de l'impôt sur le revenu, à condition que leur revenu fiscal de référence ne dépasse pas certains seuils (28 797 € pour une personne seule en 2025, majoré selon le quotient familial). Ce dispositif permet un prélèvement simplifié : l’impôt sur le revenu est directement prélevé en même temps que les cotisations sociales, sous forme d’un pourcentage fixe appliqué au chiffre d'affaires. Pour les formateurs freelance, qui sont généralement considérés comme exerçant une activité libérale, le taux du versement libératoire applicable est de 2,2% du chiffre d'affaires. 

Pour les formateurs en entreprise individuelle (hors micro-entrepreneur), les bénéfices sont par défaut soumis à l'impôt sur le revenu selon le barème progressif. 

En matière de TVA, les formateurs bénéficient généralement d'une exonération pour leurs prestations de formation professionnelle continue. Cependant, il est important de noter que le seuil de franchise de TVA a été abaissé à 25 000 € en 2025 à partir du 1er juin. Au-delà de ce seuil, les formateurs deviennent redevables de la TVA, ce qui implique de nouvelles obligations déclaratives et de facturation.

Les formateurs freelance peuvent également être soumis à la Contribution Foncière des Entreprises (CFE), une taxe locale dont le montant varie selon la commune d'exercice et le chiffre d'affaires.