Frais Kilométriques SASU : Frais de déplacement déductibles
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Le président d’une société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) peut déduire ses frais professionnels sous certaines conditions. Il peut notamment obtenir le remboursement de ses frais de déplacement, soit de manière forfaitaire soit selon les frais réels engagés. Découvrez le fonctionnement des frais kilométriques en SASU.
Indemnités kilométriques et frais de déplacement en SASU : Qu'est-ce que ça recouvre ?
Les frais de déplacement font partie des frais professionnels, c’est-à-dire des dépenses engagées par le président (ou un salarié) au cours de son activité professionnelle pour les besoins de la SASU.
En quoi ça consiste ?
Les frais de déplacement du président de SASU font référence aux dépenses payées lors d’un déplacement professionnel, soit pour une mission professionnelle soit pour un trajet domicile-travail.
Pour être considéré comme professionnel, le déplacement doit être exclusivement lié à l’activité de la SASU.
Le président peut alors demander son remboursement à la SASU qu’il ait utilisé un véhicule privé ou un véhicule de fonction. Pour cela, il doit établir une note de frais destinée à la SASU et respecter trois conditions :
- la dépense a été nécessaire à son activité professionnelle ;
- le montant du frais est raisonnable et proportionné ;
- le frais est justifié à l’aide d’une facture.
Bon à savoir :
Les frais professionnels ne sont pas assujettis aux cotisations sociales.
Pour la SASU, cette dépense devient une charge déductible de son chiffre d’affaires afin de réduire son revenu imposable et donc, sa fiscalité.
Types de frais de déplacement déductibles
Les frais de déplacement déductibles peuvent comprendre :
les frais de carburant ;
les dépenses d’entretien du véhicule ;
l’assurance auto ;
les frais de péage ;
les coûts de stationnement.
Bon à savoir :
Si vous recourez au leasing, le loyer de la voiture peut également être déductible au prorata de son usage professionnel.
Les frais de déplacement en SASU : Déductibilité et déclaration
Pour pouvoir obtenir leur remboursement pour le président de SASU et la déductibilité pour l’imposition de la SASU, les frais de déplacement doivent respecter quelques conditions. Ensuite, leur remboursement pourra se faire de manière forfaitaire ou sur la base des frais réels.
Conditions de déductibilité et justificatifs des frais de déplacement
Les frais de déplacement sont considérés comme des charges déductibles du chiffre d’affaires de la SASU à condition de respecter les critères suivants :
la dépense a été effectuée dans l’intérêt de l’entreprise, c’est-à-dire liée à sa gestion régulière et normale (exclusion des dépenses excessives et fictives) ;
elle a entraîné une diminution de l’actif net de la SASU. En pratique, la dépense n’est pas une immobilisation, c’est-à-dire un bien utilisé durablement pour l’activité de l’entreprise comme un brevet. La dépense ne fait pas l’objet d’un amortissement (reconnaissance comptable de la perte de valeur d’un bien en raison de son usage) ;
elle a été enregistrée au cours de l’exercice duquel elle a été encourue ;
elle est justifiée par une pièce justificative (une facture par exemple).
Déclaration et options de remboursement des frais de déplacement
La déductibilité et le remboursement des frais de déplacement peuvent se faire de deux manières différentes lorsque le président de la SASU utile son véhicule personnel pour son activité professionnelle. À l’aide :
- du barème kilométrique de l’administration fiscale ;
- des frais réels, c’est-à-dire des dépenses réellement engagées.
Les indemnités kilométriques de la SASU permettent de calculer les frais de déplacement professionnels de manière forfaitaire à partir du barème kilométrique. Ce dernier dépend de la distance parcourue à l’année et de la puissance administrative du véhicule.
| CV et Nombre de Km | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 km à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV (ou moins) | distance x 0,529 | (distance x 0,316) + 1 065 | distance x 0,370 |
| 4 CV | distance x 0,606 | (distance x 0,340) + 1 330 | distance x 0,407 |
| 5 CV | distance x 0,636 | (distance x 0,357) + 1 395 | distance x 0,427 |
| 6 CV | distance x 0,665 | (distance x 0,374) + 1 457 | distance x 0,447 |
| 7 CV (ou plus) | distance x 0,697 | (distance x 0,394) + 1 515 | distance x 0,470 |
À noter :
- La déduction des frais de déplacement est limitée à 80 km aller-retour pour un trajet domicile-travail.
- Les indemnités kilométriques sont majorées de 20 % si vous utilisez un véhicule électrique.
À l’inverse, vous obtenez le remboursement du montant exact engagé au titre des dépenses professionnelles avec la méthode des frais réels. Le remboursement et la déductibilité se font sur la base de chaque facture.
Attention :
L’indemnité kilométrique et les frais réels remplacent la déduction forfaitaire de 10 % appliquée sur les salaires. La déduction des frais professionnels et sa méthode de calcul doivent être indiquées sur la déclaration des revenus du président de SASU.
En pratique, la SASU se charge elle-même du paiement des frais de déplacement lorsqu’une voiture de fonction est attribuée (par exemple, avec la remise d’une carte carburant). Toutefois, vous pouvez également obtenir leur remboursement si vous êtes amené à payer vous-même des frais de déplacement.
Les autres types de frais professionnels déductibles en SASU
Ouvrir votre SASU vous permet également de déduire d’autres frais professionnels tels que :
- les frais de repas ;
- les frais de domiciliation de la SASU chez son président (par exemple, le loyer au prorata de l’utilisation du logement pour la SASU et pour l’usage personnel) ;
- les cadeaux offerts aux clients ;
- les frais de formation professionnelle ;
- les frais de réception ;
- les emprunts souscrits à titre personnel par le président de la SASU pour la SASU.
💡
Bon à savoir :
En portage salarial, les frais professionnels sont également déductibles. Ils comprennent les frais kilométriques, les titres de transport, la formation professionnelle, l’achat de matériel informatique, l’abonnement internet, les frais de bouche, etc.
FAQ
Quels sont les frais de déplacement pour un véhicule privé qui sont déductibles en SASU ?
Lorsque vous utilisez votre véhicule personnel pour un déplacement professionnel pour la SASU (y compris les trajets domicile-travail), vous avez le droit au remboursement de vos frais de carburant, de vos frais d’entretien et du coût de votre prime d’assurance. Ils vous sont remboursés de manière forfaitaire avec les indemnités kilométriques ou sur la base des frais engagés.
Quels sont les frais de déplacement pour un véhicule de fonction qui sont déductibles en SASU ?
Lors de l’attribution d’un véhicule de fonction, l’entreprise se charge de payer les frais du véhicule (carburant, entretien, assurance, etc.). Toutefois, si vous êtes amené à payer des frais tels que le carburant, vous avez le droit au remboursement sur présentation de la facture ou sur la base d’un forfait.
Marion Gobourg est diplômée d'un Master II en droit des affaires et fiscalité.
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